يسعى مدير قسم الأى تى فى أى مؤسسة لتحسين أداء الفريق وتقليل وقت استجابة فريق الدعم الفنى للبلاغات وتقليل التكلفة. كل هذه الأهداف ممكنه من خلال اتفاقية مستوى الخدمة IT Service Level Agreement (IT SLA).
ما هو IT SLA اتفاقية مستوى الخدمة التقنية ؟
IT Service Level Agreement هو اتفاقية بين فريق الدعم الفنى IT support فى المؤسسة والمستخدم النهائى لنفس المؤسسة. يعطى IT SLA تعريف واضح ومفهوم للخدمات ومعايير الجوده والمدة الزمنية حتى استلام الخدمة التقنية.
اتفاقيات التشغيل Operational level agreements (OLAs) و العقود الملزمة underpinning contracts (UCs) هى اتفاقيات ينصها قسم الدعم الفنى والاقسام الداخلية للمؤسسة مع الشركاء الخارجيين للمؤسسة. تعتبر هذه الاتفاقيات Operational level agreements (OLAs) و underpinning contracts (UCs) هى مكونات اتفاقية مستوى الخدمة التقنىIT Service Level Agreement (IT SLA).
تؤدى اتفاقية مستوى الخدمة التقنية IT SLA الى الالتزام ببنود وشروط واجب تحقيقها فى الجودة مثلا ومفاهيم الخدمات من قبل فريق الدعم الفنى مثل تخصيص الموارد المناسبة وبالكفائة المناسبة لتقديم الخدمة المتفق عليها وتقديمها بجودة بمعايير متفق عليها فى IT SLA لتصب فى النهاية فى رضاء العملاء والمستهلك النهائى للخدمة.
كاحصائيات على استخدام اتفاقيات مستوى الخدمة التقنية IT SLA: تشير دراسة لشركة النقل الجوى InterGlobe Aviation (Indigo) ان استخدام SLA أدى الى تحسن بنسبة 30% فى الأداء لقسم الأى تى وتقليل فى النفقات الى 30% حتى وان زاد ضغط العمل الى 60%.
اليك خمس خطوات للاستفاده باحسن نتائج من تطبيق اتفاقية مستوى الخدمة التقنية Service Level management- IT SLA:
أولا: حدد نطاق تطبيق اتفاقية مستوى الخدمة التقنية IT SLA فى مؤسستك (Scope)
فى هذه الخطوة يتم تعريف الأسلوب لتقديم الخدمات بدقة وفى اطار زمنى محدد. يشمل أيضا خطوات سير العمل والأدوار الفريق وتحديد المسؤليات لكل من الأطراف (فريق الدعم الفنى IT support, الادارات الاخرى , الشركاء, المستهلك النهائى للخدمة)
ثانيا: تحديد وقت لاستجابة فريق الدعم الفنى على اى بلاغ ووقت محدد لحل المشكلة
تقسيم البلاغات Tickets حسب الأولوية (ان كان حرج او متوسط او منخفض او …الخ حسب تأثيره على سير العمل) .. ثم تحديد الوقت اللازم للاستجابة والحل لكل نوع من البلاغات.
ثالثا: تعيين المسؤلين عن تقديم الدعم الفنى حسب الشروط المتفق عليها فى اتفاقية مستوى الخدمة التقنية Service level management- IT SLA
فى هذه الخطوة يتم تعيين المسؤلين ابتداءا من الفنى المسؤل عن تلقى البلاغ Tckets من المستخدم الاخير للخدمة وحتى حل الخدمة. وفى حالة عدم حل الخدمة يتم تصعيد الخدمة الى من ؟ .. وهكذا وبالتالى يجب رسم خريطة للبلاغات من بداية الاتصال باحد ممثلى الدعم الفنى IT Support وحتى الحل يتخلله كل الافتراضات اذا لم تحل المشكلة ويتم تصعيد البلاغ لمن وهكذا مع مراعاه الوقت المحدد من قبل فى اتفاقية مستوى الخدمة Service Level Management IT SLA لحل المشكلة حتى لا يتأثر المستخدم النهائى للخدمة.
رابعا: مراقبة الآداء وقياس مدى الالتزام
استخدم الادوات المناسبة لتقييم الأداء وسير العمل بالنسبة للمعايير والبنود الموجودة فى اتفاقية مستوى الخدمة IT SLA. وأيضا استخرج تقارير توضح الأسباب وراء التقصير وعدم سير لعمل حسب اتفاقية IT SLA وبالتالى تحديد الوسيلة المناسبة لرفع الكفاءة من خلال تدريب الفريق على سبيل المثال.
خامسا: تحديث اتفاقيه مستوى الخدمة التقنيه IT SLA باستمرار لتوائم تطور العمل:
لأن الهدف من اتفاقية مستوى الخدمة IT SLA هو سد احتياج المستخدم النهائى ورضائه عن الخدمة المقدمة اليه من قبل المؤسسة. وبالتالى أمام تطور الخدمة والتطورات فى العمل وحسب حاجة المستخدم النهائى يجب تحديث اتفاقية مستوى الخدمة التقنى IT SLA باستمرار فيما يتفق مع رؤية واهداف المؤسسة.
اتفاقية مستوى الخدمة التقنية ITSLA يساعدك فى تطبيق رؤية موحدة للمؤسسة معرفة لكل الأطراف داخل وخارج المؤسسة فيما يضمن خدمة أفضل وجودة للمستخدم النهائى ورفع كفاءة المؤسسة.
