ان كنت تعمل مديرا للمشاريع منذ عده سنوات, فانك تدرك جيدا أن المشروع ربما يفشل بسبب تجاوز الميزانية المخصصة للمشروع او التأخير عن موعد التسليم او عدم تنفيذ المشروع فى حدود الرؤية والنطاق المحدد له scope . أو ربما بسبب كل هذه الاسباب مجتمعه مما يؤدى الى الفوضى. وبالطبع ستكون انت المسؤل الأول عن ذلك كمديرا للمشروع.
“لو أنى تعاملت بطريقة مختلفة لكان المشروع نجح!”
حتما ستدور هذه الجملة فى ذهنك عندما تفكر فى اسباب فشل المشروع, اليك خمس نصائح لضمانالنجاح فى ادارة المشاريع:
أولا: وجود رؤية ونطاق محدد بميزانية ووقت التنفيذ للمشروع.
كمدير للمشروع, وضع أهداف واضحة ومحدده للمشروع وذلك بتحديد الهدف العام scope و الميزانية والمده الزمنية للمشروع وذلك ليكتمل أضلاع المثلث الثلاثة للمشروع والتى يجب الحفاظ عليه.
مثال:
ان كنت مدير لمشروع خاص بتثبيت برامج مضادة للفيروسات فى مؤسستك, فانك عليك تحديد التكلفة اللازمة للمشروع بدقة والوقت الكافى لانجاز المشروع دون تعطل سير العمل, وأيضا تحديد ان كان يتطلب تعيين موارد اضافية لتسريع عملية تثبيت البرامج (تنفيذ المشروع) بما لا يؤثر على الميزانية وينجز المشروع فى الوقت المحدد له. أما اذا كان تعيين موارد اضافية سيؤثر على الميزانية للمشروع فان ذلك ينبأ بفشل المشروع.
كمدير للمشروع يتطلب منك دوما الحفاظ على الأضلاع الثلاثة للمثلث فى وضع آمن بحيث يقلل احتمالية فشل المشروع. وأحيانا تضطر لتثبيت أحد الأضلاع كعلامة لنجاح مشروعك وتغيير الضلعين الآخرين لتحسين المشروع بما يتوافق مع أهداف المشروع.
ثانيا: قم بتقسيم المشروع الى مراحل
لتجنب وجود مشاكل ومفاجئات أثناء سير المشروع عليك بتقسيم المشروع الى مراحل. بمعنى انه بعد تحديد هدف المشروع, قم بتكسير الهدف الرئيسى الى مهام صغيره وكل مهمة الى خطوات يجب تنفيذها. يمكنك الاجتماع بالفريق وعمل عصف ذهنى للمشروع ومن ثم تقسيمه الى مهام وخطوات للتنفيذ ثم تعريف كل مهمة وترتيبهم فى صورة خطوات والتعديل فيها الى ان تصبح منطقية وقابله لتنفيذ هدف المشروع وتحقيق التوازن بين أضلع المثلث (الميزانية, الوقت, الScope) واسناد المهام الى الفريق الذى سيقوم بالتنفيذ.
وباستخدام برنامج ادارة المشاريع الخاص بمؤسستك قم بوضع التخطيط السابق باسناد المهمات لأفراد الفريق مع تحديد الوقت للبدأ ووقت الاكتمال لكل مهمة. مما يتيح لك قياس مدى نجاح كل مرحلة وتحديد مستوى اداء الفريق فى كل مرحلة وبالتالى نجاح المشروع.
ثالثا: بناء فريق متعاون
كمدير للمشروع ستخد خليط من الأفراد لكل منهم اسلوب مختلف. العمل كفريق يوحد الاسلوب للفريق ليصبح كل منهم مساهم بنسبة كبيرة فى نجاح المشروع. لابد أيضا كمدير للمشروع التأكد من وجود روح التعاون بين الفريق والعمل على تحفيزه دوما على العمل.
رابعا: اخترالبرنامج المناسب لك من برامج ادارة المشاريع.
يوجد عدد هائل من برامج ادارة المشاريع, لكن يجب عليك قبل الاختيار تحديد وفهم احتياجاتك جيدا حتى تستطيع الاختيار الأنسب اليك. فمثلا ان كان البرنامج يوفر لك امكانية التعاون بين اعضاء الفريق, وجود اطار زمنى للمشروع ككل ولكل مهمة او مرحلة, يساعدك فى ادارة التكلفة والوقت وال scope. فيكون اختيار جيد يساعدك على تحقيق هدف المشروع.
خامسا: استخدم البيانات فى اتخاذ القرارات
أثناء تنفيذ المشروع يحدث تغيرات كثيرة ربما فى الموارد او الوقت او فى المهام وباتالى يتوجب عليك كمدير للمشروع اتخاذ قرارات فى كل مرحلة. تساعدك Gantt Charts لتوضيح تأثير التغيرات وتساعدك فى اتخاذ القرار الانسب.
Gantt Charts تعرض لك مخطط كامل وواضح عن سير العمل فى المشروع وتوقيت زمنى لكل مهمة من بدايتها لنهايتها ومن المكلف بتنفيذها. يعرض Gantt Charts المشروع لك بطريقة منسقة وباستخدام الألوان فى التقارير ممها يسهل عليك فهم كل التفاصيل.
باستخدام الخطوات السابقة يمكن أن تنجح فى تحقيق اهداف المشروع المكلف به والوصول به الى بر الأمان.
