ثماني خطوات لاعداد ميزانية قسم تقنية المعلومات لعام 2019

ميزانية قسم تقنية المعلومات   هناك بعض الشركات الناشئة التي لا تريد خوض متاعب تحضير ميزانية والتي من الممكن أن تكون مفيدة جدا.
فبجانب مساعدتك على إدارة التكاليف، تقوم الميزانية بتسليط الضوء على النواحي التي من الممكن أن تحتاج إلى استثمار مصادر أكثر بها، كما تساعدك على الوصول إلى هدفك المالي.

فيما يلي، ثماني خطوات لمساعدتك على تحضير  ميزانية قسم تقنية المعلومات بشكل  فعال لعام 2019:

• اولا: خذ الوقت الذي تحتاجه

إن  ميزانية قسم تقنية المعلومات   او الميزانية التقنية ليست من الأشياء التي يمكن تحضيرها في يوم واحد. فهي تأخذ فترة  من الوقت والتفكير لإنشاء ميزانية تساعد في نمو شركتك. كما انها تتطلب إسهامات من الفريق الإداري الخاص بك، لأن النظم التقنية تستخدم في أوجه كثيرة ومختلفة في شركتك.

بالإضافة إلى ذلك، إن الميزانية التقنية ليست شيئا يجب إبعاده أو نسيانه بمجرد إنشاؤه، ولكن عليك تخصيص وقت من كل شهر لمراجعة الميزانية وتحديثها كلما تتطلب الأمر.

•  ثانيا: انظر إلى الماضي والحاضر لتتنبأ بالمستقبل

يعد إنشاء خط أساس للميزانية لعرض نفقات قسم تقنية المعلومات   ودخلك للعام الحالي طريقة جيدة لبدء وضع ميزانيتك التقنية لعام 2019. ويمكنك تعديلها بعد ذلك لأخذ التغيرات المتوقعة في 2019 في الاعتبار. ويمكن أن يعطيك دراسة ميزانيتك التقنية للأعوام السابقة نظرة حول تقلبات التكاليف والإيرادات المتنوعة من شهر لأخر، أو من ربع سنوي لأخر، أو من سنة لأخرى.

• ثالثا: لا تحاول خفض الميزانية حتى القرش الأخير

تم تصميم ميزانية قسم تقنية المعلومات   لتقدير الإيرادات والنفقات. هذه ليست تسجيلات حسابية، لذا لن تحتاج إلى حسابها حتى القرش الأخير

ولأنك تقوم بتقدير النفقات والعائدات التقنية، لا تتفاجأ إذا كانت توقعاتك خاطئة؛ يمكنك تعديلهم إذا تطلب الأمر عند عرض ميزانيتك كل شهر.

• رابعا: التنسيق بين ميزانيتك فى قسم تقنية المعلومات والأهداف الاستراتيجية لشركتك

يمكن للأنظمة التقنية مساعدة أو إعاقة مجهودات الشركة لتتوافق مع أهدافها الاستراتيجية. على سبيل المثال، من السهل تحقيق هدف استمرار العميل معنا بوجود نظام سريع وموثوق به لطلبات الانترنت، أكثر من وجود نظام بطئ وغير موثوق به.

إن وضع ميزانية للتطورات التقنية في الأوجه التي تدعم أهداف الاستراتيجية للشركة ستساعدك على تحويل تكنولوجيا المعلومات إلى مركز للربح بدلا من كونها مركزا للتكاليف

• خامسا: وضع ميزانية لتحديث وتبديل معدات وبرامج الكمبيوتر

 تمتلك الكثير من الشركات معدات وبرامج كمبيوتر قديمة لأنهم لم يستطيعوا مواكبة أوقات تغيير او تحديث هذه المصادر. وكانت النتيجة أن يقوم الموظفون باستخدامها دائما حتى يفشلوا. وتؤدي عمليات الفشل هذه إلى الكثير من المشاكل والتي تتضمن خسارة في الانتاج والمخاطر الأمنية وتعطل النظام.

وتعد أفضل وسيلة لتجنب هذه المشاكل هي استخدام نظام إدارة الأصول لمتابعة متى يجب تحديث برامج ومعدات الكمبيوتر أو متى ستنتهي وتتوقف عن العمل. وبهذه الطريقة، يمكنك تحديد ميزانية للتحديثات والتغييرات. وسوف يساعدك هذا على تجنب التكاليف الإضافية ومتاعب التعامل مع معدات وبرامج الكمبيوتر التي فشلت في العمل.

• سادسا: قم بالاستثمار في المقاييس التي ستساهم في تحسين الأمن

 كشفت دراسات قامت بها ثريت ميتركس، أن نسبة الجرائم الحاسوبية في ارتفاع مستمر. ولكن، لا تقوم الكثير من الشركات بالاستثمار بشكل كاف في الامن التقني

واكتشفت دراسات سبايس ووركس، أن 59% من التقنيين لا يشعرون بأن مؤسساتهم تستثمر بالشكل الكافي في الأمن التقني. وتم تأكيد ذلك باكتشاف أن هذه الشركات تخطط لانفاق أقل من 9% من ميزانية برامج الكمبيوتر، أو 6% من الميزانية الكلية، على المقاييس الأمنية لعام 2019. ومع انتشار الهجمات الحاسوبية، فمن الحكمة الاستثمار أكثر في الانفاق على المقاييس الأمنية

• سابعا: قم بعمل بعض الحسابات قبل معاملة تكاليف السحابة كأنها تكاليف العمليات

اكتشفت الدراسات الاقتصادية للحاسب الآلي أن 56% من المؤسسات تخطط إلى زيادة الإنفاق على تطبيقات السحابة، فتقوم الشركات دائما بوضع ميزانية تكاليف السحابة ضمن لائحة تكاليف العمليات حتى يستطيعوا زيادتها أو تخفيضها إذا دعت الحاجة.

ويعطي هذا مرونة أكثر للشركات لمقابلة الأهداف المالية. وبالرغم من ذلك، إذا كنت تخطط لاستخدام تطبيق السحابة لسنوات عديدة، فسيكون من الأرخص، على المدى الطويل، اعتبار تكاليف السحابة، نفقات استهلاكية ثابتة.

• ثامنا: لا تقوم بتأجيل او إلغاء التدريبات التقنية للتقليل من التكاليف

 تعد تكاليف التدريب في الميزانية تقديرية، لذا دائما ما تقوم الشركات بوضع التدريب بأخر السنة. وبهذه الطريقة، إذا احتجت إلى تخفيض التكاليف، يمكنهم، ببساطة، تأجيل أو إلغاء التدريب التقني وحذف التكلفة من الميزانية. ولكن، يمكن أن يؤدي تأجيل أو إلغاء التدريب إلى مشاكل أكثر بمسار الشركة خاصة إذا كان تدريب للموظفين متعلق بالاحتياطات الأمنية.

هل تحتاج إلى مساعدة؟

سيساعدك اتباع هذه الخطوات الثمانية بوضعك على خط البداية، ولكن إذا كنت تحتاج إلى دعم إضافي أو أي نصائح، يمكنك بالتأكيد الاتصال بفريقنا هنا في IT Pillars . نحن نقوم بمساعدة شركائنا بالتخطيط التقني، وتقديم المشورة المناسبة لتحقيق افضل النتائج .

مصادر

مركز المعلومات الووطنى

وزارة التعليم