أصبح قسم تقنية المعلومات من أهم الأقسام الإدارية لجميع المؤسسات في سوق العمل، فهو القسم المسؤل عن تنظيم العملية الإدارية وتوزيع المهام مما يسهم في توفير الوقت والجهد على كلاً من الإداريين والعاملين بالمؤسسة، فهي نظم تم تصميمها من أجل تسهيل جدولة وهيكلة النظام الإداري، وبالتالي المساهمة في عملية اتخاذ القرار من أجل الوصول للنتائج المرغوبة والأهداف المتفق عليها، فهي تخدم مؤسسة العمل في مختلف المجالات بدءاً من اختيار العاملين وما يتعلق بهم وصولاً لعملية اتخاذ القرار من أجل منافسة مؤسسات العمل الأخرى.
ويكمن الهدف من استخدام قسم تقنية المعلومات في تحسين استغلال التكنولوجيا الحديثة وتوظيفها بشكل يلبي احتياجات مؤسسات العمل، كما أن استخدم برامج النظم والمعلومات تساهم في عملية تحسين الإنتاجية ورفع الجودة، وتضمن أيضاً الكفاءة الممتازة في الأداء االوظيفي للعاملين بالمؤسسة.
أهمية قسم تقنية المعلومات للمؤسسات العمل:
- توفير الجهد المبذول في عملية الجدولة والتنظيم، والعمليات الخاصة بالجانب المالي للمؤسسة والجانب النظامي، والعمليات الروتينية اللازمة لإتمام المعاملات الداخلية والخارجية بالمؤسسة.
- إتاحة المزيد من الوقت للمديرين من أجل تنظيم الإستراتيجيات المتبعة حتى تتقدم المؤسسة وتدخل العملية التنافسية في سوق العمل بقوة، من أجل تحسين العائد المادي للمؤسسة ككل.
- ادارة المؤسسة بصورة محترفة من خلال القيام بالمهام الإدارية المختلفة، والمساهمة في تسهيل عملية الملاحظة والتدقيق لكل أنظمة المؤسسة.
- ربط الأنظمة الإدارية المختلفة في المؤسسة، مما يسهم في تسهيل عملية تبادل المعلومات والخدمات بدون بذل جهد أو تكلفة عالية، فيساعد ذلك على السرعة في أداء المهام الوظيفية بأقل التكاليف.
- تحسين الكفاءة الوظيفية في أداء المدراء من خلال تمكينهم من متابعة الأعمال في جميع الأقسام في مكاتبهم الخاصة دون الحاجة للمراقبة الفعلية بنفسهم لكفاءة العاملين بالمؤسسة، فيتيح لهم التعرف على جميع تفاصيل العمل والعمل على حل المشكلات بفاعلية.
- التخلص من الفساد الإداري عن طريق تنظيم كل العمليات القائمة بالمؤسسة وضمها في نظام يعمل بكفاءة عالية، وبالتالي يصبح كل ما يحدث بالمؤسسة تحت الرقابة، مما يحد من فرصة وجود فساد إداري.
- حصر كل المعلومات عن العاملين بالمؤسسة بكل تفاصيل خبراتهم وإنجازاتهم، مما يسهم في عملية إختيار العمالة وحصر النقص منها، وسرعة توظيف عمالة جديدة، وسهولة الحصول على المعلومات الكافية عنهم وعن انجازاتهم وأخطائهم، والعمل على تدريبهم وتمكينهم لضمان أعلى مستوى من الجودة، كما يسهم أيضاً في تحديد المعلومات الهامة التي تسهم في عملية إتخاذ القرار بالمؤسسة.
- سرعة تحديد المشكلات والعمل على توفير حلول تتناسب مع حجم المشكلة، لتفادي حدوث أي خسائر، وللاستفادة من الوضع الراهن وضمان تجنب حدوث المشكلة مرة أخرى.
- إدارة المعلومات والتي على أساسها تقوم المؤسسة، لذا تضمن نظم المعلومات صحة المعلومات المقدمة وجودتها ومدى فاعلياتها في المساعدة على تحقيق أهداف المؤسسة، وذلك لضمان خوضها في سوق العمل بقوة وجدارة، مما ينعكس ذلك على جودة العملية الإنتاجية والقيمة الربحية بالإيجاب.
- المساعدة في عملية صنع القرار، والتي تعد من الخطوات الفارقة في تقدم المؤسسة وازدهارها أو تخلفها وانحدارها، وبالتالي تصبح نظم المعلومات الوسيلة الأساسية لجمع المعلومات حول المؤسسة بكل تفاصيلها، وتنسيقها وتنظيمها بصورة يسهل التعامل معها، وذلك حتى تصبح الأمور المتعلقة بالمؤسسة في منتهى الشفافية والوضوح أمام المدراء، وبالتالي تسهيل القدرة على اتخاذ القرار الصائب لمصلحة المؤسسة وجودة العملية الإنتاجية.
- تنافس المؤسسات بقوة في الأسواق المحلية والخارجية، وحدة المنافسة تتطلب تحليل شامل للبيانات وتقييم دوري مستمر يقدم على هيئة تقارير للمدراء من أجل الإشراف على العمليات القائمة بالمؤسسة، والسعي لتطوير التقنيات المستخدمة والاستراتيجيات المتبعة، للوصول لأعلى مستوى من الجودة والكفاءة على مستوى العاملين بالمؤسسة.
ترشيد النفقات وخفض التكاليف والمصروفات فى قسم تقنية المعلومات
انعكاس استخدام قسم تقنية المعلومات على الجودة والكفاءة:
- تطوير الاستراتيجيات والوسائل المتبعة لتحقيق أهداف المؤسسة والوصول لأفضل النتائج المتوقعة والمطلوبة وبالتالي رفع مستوى الجودة، ويتم ذلك من خلال تقديم قسم نظم المعلومات تقارير شاملة بكل تفاصيل الشركة، وتقييمها من حيث فاعلية الاستراتيجيات المتبعة وتطوير ما بها من نقص، ويسهم ذلك بشكل كبير في احتواء العجز في نظام الإدارة ومن ثم العمل على تطويره بصورة فعالة، مما يصب في مصلحة المؤسسة ككل ويرفع من كفاءة وجودة العمل والعاملين بها.
- تحسين العملية الإنتاجية من خلال الإشراف الدائم على جميع العاملين بأقسام المؤسسة والمجالات المختلفة، حيث يقدم قسم نظم المعلومات للمدراء الفرصة على الإشراف المستمر للعاملين والعمل، وما تم انجازه من عمل وما يحتاج للتطوير وإعادة الجدولة، ويتم ذلك لتحقيق أفضل النتائج الممكنة وبأقل الخسائر.
- رفع كفاءة العاملين من خلال تنظيم دورات تدريبية وتحديد عوامل النقص في العمالة، والعمل على سد الفجوات في أنظمة العمل والإدارة، وتدريبهم على استخدام التكنولوجيا الحديثة، وتنويرهم بشأن البرامج المعلوماتية الحديثة والتي تسهم بشكل كبير في رفع الكفاءة، وبالتالي تقديم منتج ذات جودة عالية للأسواق الداخلية والخارجية للبلاد، كما يضمن تدريب العمالة على استخدام التكنولوجيا الحديثة ونظم المعلومات نجاح اكتساح المؤسسة للأسواق الخارجية للبلاد، ومعرفة احتياجات المستهلكين والعمل على سدها وتحقيق مطالبهم بما يتوافق مع أهداف المؤسسة.
- القيام بالعديد من المهام في نفس الوقت مما يسهم في تحقيق السرعة في أداء المهمات، وتوفير الوقت للقيام بمهمات أخرى، ويساعد ذلك على حدوث التنوع في المنتجات مما يسهم في غزو اﻷسواق المحلية والعالمية بكل قوة والاستحواذ على العديد من المنتجات، ومن ثم ريادة الشركة للعديد من الصناعات وتقدمها وزيادة استثماراتها.
- سرعة اكتشاف المشكلات ومراكز العجز وجوانب النقص في مختلف المجالات والأنظمة داخل المؤسسة، والعمل على حلها بأسلوب علمي وخطوات محددة، مما يضمن عدم تأثر العملية الإنتاجية بالمشكلات، وبالتالي الحفاظ على جودة المنتج وثبات القيمة الربحية.
- توفير التكلفة العالية المستخدمة في عمليات الشحن والطلب داخل وخارج مؤسسة العمل، ويتم ذلك من خلال ربط أنظمة المؤسسة المختلفة ببعضها وهي مهمة نظم المعلومات الأساسية، وبالتالي يسهل تبادل المعلومات داخل وخارج أنظمة المؤسسة بصورة سلسة توفيراً للوقت والجهد والتكاليف.
- كما يضمن قسم نظم المعلومات الجودة في استخدام المواد الأولية للتصنيع، ويتم ذلك من خلال الحصول على معلومات كافية دقيقة ووفيرة حول أفضل الموردين بأفضل الأسعار، وبالطبع الآليات المستخدمة في التصنيع.
- يساعد أيضاً على جمع المعلومات عن حاجات المستهلك ومتطلباتهم وما يبحث عنه المستهلك دائماً، والعمل على تقديمه له بأجدد الطرق وأحدث الوسائل وأجود الخامات، مما يعود على المؤسسة بارتفاع القيمة الربحية وزيادة مستوى الجودة.
فتقنية المعلومات هي الوسيلة التي يتم من خلالها الحصول على المعلومات المحدثة من أجل الوصول لأفضل التقنيات والاستراتيجيات المتبعة، لضمان أعلى مستوى من الجودة، كما تضمن بتقديمها تقارير شاملة عن العاملين بالمؤسسة بدءاً من المدراء وصولاً للعاملين الكفاءة الممتازة.
والتي تضمن بدورها جودة العملية الإنتاجية، مما يعود على المؤسسة بتحقيق فائض ربحي يؤدي لتطور المؤسسة وتقدمها واستحواذها على جانب كبير من سوق العمل المحلي والعالمي، ويتم من خلالها الوصول لأفضل الموردين والمستثمرين من أجل تقديم منتجات فاخرة بأقل التكاليف وأعلى مستوى من الجودة.
