تُمثل تكاليف إدارة الأصول تكنولوجيا المعلومات جانبًا مهمًا في إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات. ومع وجود العديد من أصحاب المصالح، والميزانيات الضخمة، والضغط المتواصل من الإدارة للحصول على قيم أكثر، أصبح من الأهمية بمكان تركيز إطار عمل إدارة أصولك على تحقيق أقصى استفادة ممكنة من استثماراتك. في هذا الموضوع ، سنناقش كيف يمكن أن تساعدك التحليلات في توفير التكاليف بجميع مراحل دورة حياة الأصول، وتحديدًا التخطيط، والنشر، والامتثال، والصيانة، والدعم، وسحب الأصول أو التصرف فيها.
تخطيط تكاليف إدارة الأصول
إن تخطيط ميزانية تكنولوجيا المعلومات السنوية الخاصة بك من البداية قد يكون نشاطًا صعبًا، ولهذا السبب نوصيك أن تُحلل بموضوعية النفقات السابقة الخاصة بتكنولوجيا المعلومات وتستخدم نتائج التحليلات هذه في التخطيط لميزانيتك.
يوضح هذا التقرير أن أجهزة الطباعة، وأجهزة الكمبيوتر الخاصة بمحطات العمل، وأجهزة السيرفر، تُمثل النفقات الأبرز الثلاث وتستحوذ أجهزة الطباعة على حصة ميزانية أكبر من تلك الحصة المخصصة لأجهزة كمبيوتر محطات العمل. عادةً لا تستحوذ أجهزة الطباعة على حصة ميزانية أكبر من تلك الميزانية المخصصة لأجهزة كمبيوتر محطات العمل إلا إذا حدث شيء ما مثل ترقية جهاز الطباعة الذي يشمل كامل المؤسسة. على كل حال، يُعد هذا جانبًا بإمكانك التوفير فيه.
واستكمالاً للحديث حول الادخارات الممكنة، تلجأ المؤسسات إلى شراء البرامج مقدمًا، في ظل توقعاتها بزيادة عدد الموظفين في المستقبل. وعندما لا تحدث الزيادة المخطط لها، يتم تخزين العديد من تراخيص البرامج. يساعدك التقرير أدناه في تحديد وتقليل المشتريات الزائدة عن الحد.
ووفقًا لهذا التقرير، ثمة إمكانية لتوفير التكاليف في تراخيص Kaspersky Endpoint Security وMicrosoft Windows 2008 r8.
نشر الأصول
تمر الأصول أثناء فترة شرائها ونشرها، بمرحلة الإعداد قبل أن تكون جاهزة لتسليمها إلى المستخدمين. وتتضمن مرحلة التجهيز هذه فحص الأصول، وتثبيت البرامج، والتكامل مع مكونات الشبكة، وتوفير وصول المستخدم. من الممكن أحيانًا أن يتسبب سوء التخطيط في زيادة الوقت الذي تستغرقه تلك المرحلة، وهو ما يؤدي إلى تخزين الأصول. تُشكل تلك البرامج المعروفة والتي يُطلق عليها “البرامج المخزنة”، استنزافًا لميزانية تكنولوجيا المعلومات وتقلل التدفق النقدي المتوفر واللازم لشراء أصول أخرى ذات أولوية عالية.
يساعدك التقرير أدناه في تحديد تلك الأصول لكي تتمكن من تقليل التكاليف المهدرة.
وفقًا لهذا التقرير، يوجد 25 أصلاً في المتجر منذ ما يزيد عن 240 يومًا، و35 أصلاً في المتجر منذ أكثر من عام. يمكن أن يعزي ذلك إلى الشراء الزائد عن الحد للأصول، أو سوء التخطيط في توزيع تلك الأصول على المستخدمين النهائيين. وبناء على تلك المعلومات، يمكنك إعداد جداول عمليات الشراء والنشر الخاصة بك لتقليل الوقت غير اللازم لتخزين الأصول، واختيار عمليات شراء الأصول في حينه فقط لتجنب الشراء الزائد عن الحد، وتقييم عملية توزيعك بصورة شاملة لتقليل فترات التأخر الزمنية للعمليات.
عندما تُحلل فترة صلاحية الأصول، ينبغي أيضًا أن تُحلل الوقت المستغرق في المراحل المختلفة، وتحديدًا في التخزين أو في الاستخدام أو في الإصلاح أو في التخلص. حيث يساعدك ذلك في تقييم كفاء استخدام الأصول.
ووفق هذا التقرير، يستغرق استخدام الأصول وقتًا قليلًا، بالمقارنة مع عملية تخزين الأصول أو إصلاحها والتي تستغرق معظم الوقت، وهو ما يشير إلى وجود عيوب خطيرة في ممارسات إدارة الأصول وإطار عمل عملية التوزيع. .وتتمثل الخطوة التالية في وضع خطة لتعزيز كفاءة استخدام الأصول.ومن ثم تقليل تكاليف إدارة الأصول
امتثال الأصول
هل سبق ورأيت مستخدمين يقومون بتنزيل إصدارات غير مرخصة من Microsoft Excel لأنهم لا يعرفون تطبيق جداول البيانات الافتراضي المتوفر في النظام الذي يشغلونه؟ أو سبق وصادفت مستخدمين سجلوا الاشتراك في أحد التطبيقات السحابية المخصصة التعاونية لأنها تضم مزيدًا من الخيارات؟ إذا كانت إجاباتك بنعم على أيٍّ من تلك الأسئلة، إذاً لا بد أن تكون على دراية بظاهرة Shadow IT، والتي تشير إلى استخدام برامج لم يعتمدها قسم تكنولوجيا المعلومات اعتمادًا صريحًا. إذا تركت دون رادع، فمن الممكن أن تتحمل المؤسسات غرامات معدلة، معروفٌ أنها تصل إلى ستة وسبعة أرقام للتطبيق الواحد. وتتمثل أفضل وسيلة لحمايتك من Shadow IT، في مراجعة البرامج غير المرخصة والمحظورة بشكل دوري، وتوصية المستخدمين بإزالة تلك البرامج من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.
يمكن أن يساعدك التقرير أدناه في متابعة عدد ونوع عمليات تثبيت البرامج غير المرخصة قيد الاستخدام حاليًا، وكذلك الكشف عن هوية المستخدمين الذين قاموا بتثبيت تلك البرامج.
يمكنك أيضًا إنشاء تقرير منفصل لمتابعة استخدام تراخيص البرامج المحظورة التي تُشكل تهديدًا على أمن بيانات المؤسسات أو قوانين الخصوصية لديها.
يمكن إضافة التقارير الواردة أعلاه في عمليات الفحص الخاصة بالمراجعة الدورية التي تقوم بها واستخدامها لتطبيق سياسات البرامج، حيث أن ذلك يساعد في تعزيز الامتثال للمعايير التنظيمية بمؤسستك ويوفر الأموال على المدى الطويل.
تمكنك تطبيقات التحليل مثل Analytics Plus. من إنشاء تنبيهات تلقائية على أساس حدود معينة حتى تتمكن من الحصول على التنبيهات في الوقت الفعلي عندما يقوم المستخدمون بتثبيت برامج غير معتمدة.
صيانة ودعم الأصول
تزيد التكلفة الحقيقية لأصل تكنولوجيا المعلومات كثيرًا عن تكلفة شرائه؛ وتتضمن تكاليف التشغيل، والصيانة، والدعم أيضًا. تتطلب الأصول غير المطابقة للمعايير أو ذات الجودة السيئة قدرًا كبيرًا من الصيانة وهو ما يؤدي إلى زيادة الميزانية الإجمالية لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بك؛ في بعض الحالات، قد ينتهي بك الأمر إلى سداد مبالغ لصيانة الأصول، أكثر من تلك المبالغ التي سددتها لشرائها. وتتمثل إحدى وسائل متابعة مثل تلك الأصول المثيرة للمشاكل، في التحقيق في الأصول التي لها سجل طويل من الحوادث. يمكن أن يساعد التقرير أدناه.
يمكنك الاطلاع على الأصول ذات العدد الأكبر من الحوادث المسجلة. يمكنك الآن التخطيط لاستبدال تلك الأصول المثيرة للمشاكل بصورة استراتيجية أو استكشاف البدائل.
ليست المشكلة في تكاليف الصيانة المرتفعة لأصول الأجهزة فحسب، بل إن تطبيقات البرامج التي تستضيفها أجهزة السيرفر السحابية تشغل مساحة القرص بالكامل بشكل أسرع مما هو متوقع، وهو ما يتسبب في حدوث أعطال بالتطبيقات. تتسبب تلك الأعطال في زيادة عبء العمل الإضافي لفنيي الصيانة وتزيد تكاليف صيانة السيرفر. يمكنك تجنب تلك المشكلات وذلك من خلال المتابعة الدورية للمساحة المتوفرة في قرص جهاز السيرفر الخاص بك.
وبناء على هذا التقرير، يوجد عدد قليل من أجهزة السيرفر تتوفر به مساحة قرص تقل عن 10 في المائة؛ نحن نحتاج الآن إلى حذف التطبيقات غير المستخدمة لتحرير مساحة القرص في أجهزة السيرفر تلك.
سحب الأصول والتصرف فيها
من منظور المدخرات، تُمثل مرحلة التصرف في الأصول أهميةً لسببين. أولاً، أنت مسؤولٌ عن اتخاذ القرار الدقيق بشأن ما إذا كان أحد الأصول جاهزًا لسحبه والتصرف فيه أم لا. تَصرَّف في تلك الأصول سريعًا حين تفقد قيمتها؛ لا تنتظر طويلاً وإلا ستتكبد تكاليف خدمات بسبب المشكلات المتكررة وفترات التعطل. ثانيًا، أنت تحصل على المعلومات المفيدة لإعداد قائمة مشتريات للسنة التالية.
يُقدم التقرير أدناه ملخصًا لمتوسط عمر الفئات المتنوعة للأصول منذ شرائها.
ووفق هذا التقرير، يبلغ متوسط العمر الافتراضي المفيد لأجهزة الكمبيوتر الخاصة بمحطات العمل أربع سنوات؛ أجهزة الكمبيوتر المحمولة، ثلاث سنوات، وأجهزة السيرفر، حوالي ست سنوات. وبناء على تلك المعلومة، يمكنك تحديد إطار زمني لسحب الأصول أو التصرف فيها وذلك في جميع الفئات المختلفة للأصول.
ختامًا
في هذا المقال ، قمنا بتغطية عدة طرق تستطيع المؤسسات من خلالها تقليل تكاليف إدارة الأصول و تحديد وتقليل الأموال المهدرة في الاصول بجميع مراحل دورة إدارة الأصول. إن الاستفادة من تلك الأفكار سيتيح للمؤسسات الفرصة لتقليل الإسراف والتوفير كثيرًا فى تكاليف إدارة الأصول.
نبذة عن Analytics Plus
ManageEngine Analytics Plus هو أحد حلول تحليلات تكنولوجيا المعلومات التي تعمل بواسطة الذكاء الاصطناعي ويتيح للمؤسسات الكشف عن المعلومات المخفية في بيانات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بهم، وتمكينها من استكشاف المؤسسات وإصلاحها، وتحسين عمليات سير العمل، وتقليل النفقات، وتحسين عملية تقديم الخدمات بصوة شاملة. يتكامل Analytics Plus مع عدة تطبيقات معروفة في مجال تكنولوجيا المعلومات مثل ServiceNow، وServiceDesk Plus، SupportCenter Plus، وPasswordManager Pro، وApplications Manager، والمزيد.
اطلب نسختك التجريبية المجانية من IT Pillars الآن
المصادر:
