ترشيد النفقات وخفض التكاليف والمصروفات اصبح من الموضوعات الهامة في ظل التوجه لترشيد المصروفات الحكومية و الخاصة بغرض تقليل تكاليف التشغيل, قسم تقنية المعلومات ليس ببعيد عن هذا التوجه. بل ان قسم تقنية المعلومات يعتبر من الاقسام التى ممكن الاعتماد عليها بشكل كبير ليس فقط فى تقليل حصتها من المصروفات بل ايضا فى المساهمة فى تقليل التكاليف فى مختلف الاقسام الاخرى.
وفيما يلى توضيح لأربعة نصائح لإدارة أصول تقنية المعلومات بشكل أفضل لكي نستطيع ان نقلل من المصروفات الغير الضرورية.
اولا: ل خفض التكاليف علينا التأكد من أننا فعلا ندفع مقابل ما نحتاجه فقط من تكاليف
الكثير من الشركات خصوصا الكبيرة و المتوسطة عند تجديد رخص برمجياتها تقوم بشراء التراخيص بشكل تقديري
على سبيل المثال اذا كانا لدينا مائة جهاز كمبيوتر و عشرة سيرفرات هل نقوم بشراء :
- مائة وينذوز للاجهزة المكتبية
- مائة مايكروسوفت اوفيس
- مائة ادوبي اكروبات بروفيشنل
- ومائة رخصة لبرنامج مكافحات الفيروسات
- عشرة وينذوز سيرفر انتربرايس مع عدد كبير من الكالز
- غير البرامج الاخرى مثل برنامج ادارة البريد الالكتروني مايكروسوفت اكسشينج و مايكروسوفت اس كيو ال سيرفر,
هذه البرامج السابق ذكرها فقط ستكلف مئات الالف من الريالات هل سئلت نفسك كيف يمكنني تخفيض هذه الفاتورة؟! ولكي تعرف الاجابة يجب عليك اولا ان تتاكد من أصولك الحاليه من اجهزة و برمجيات اذا كنت ستقوم بجرد اصولك بشكل يدوي فارجو منك ان تتجاوز هذه النقطة و ان تدفع مبلغ الفاتورة لكن ان اردت الحل الصحيح و الدائم يجب عليك ان تستثمر بعض الاموال في شراء برنامج لأدارة أصول تقنية المعلومات من خلاله تستطيع الحصول على كافة المعلومات في دقائق معدودة وبعدها ستصبح لديك المقدرة على اخد القرار الصحيح الذى سيساعدك وبشكل كبير على خفض التكاليف
ثانيا :ل خفض المصروفات علينا ان نعرف ماهو البديل الارخص ذو الكفاءة المرتفعة
قد يبدو انه سؤال غير منطقى فى بداية الامر ولكن , نعم الاستبدال لبعض البرمجيات بنسخ أقل من نفس البرنامج سيوفر عليك الكثير من الاموال
مثال على ذالك هل بالفعل اننى بحاجة الى مئة ميكروسوفت أوفيس بروفيشنل ذو البرامج الكثيرة التي لا نستخدمها اصلاً, هل كل الموظفين لديك بالفعل بحاجة لنسخة ادوبي ايكروبات بروفيشنل, هل فعلا بحاجة الى عشرة وينذوز سيرفر انتربرايس لجيمع السيرفرات وهنا نعود الى برنامج أدارة أصول تقنية المعلومات الذي بذونه لن تستطيع الحصول على الصورة الكاملة.
وليس هذا فقط, ستستطيع من خلال برنامج أدارة الاصول معرفة اين حملت هذه البرامج ومن هو المستخدم لهذا البرنامج وهذا يفتح امامنا الباب في التخطيط لعمل بروفايل خاص لكل موظف يحتوي على الاصدار المناسب لاداى عمله على سبيل المثال هناك موظفي الاستقبال الذي ينحصر عمله فقط على برنامج واحد فقط لبرامج الاوفس مثل برنامج الاكسل فنستطيع في هذه الحاله شراء الاكسل فقط لهذه الاجهزة.
ثالثا: لماذا تكاليف و مشتريات الاحبار مرتفعة.
يشتكي الكثيرون من الاستهلاك الكبير للاحبار, لكن يظلون عاجزون عن ايجاد حل فجميع الموظفون يقولون انهم بحاجة للاحبار للادى اعمالهم, ومن اجل مصلحة العمل يظل الصرف مستمر بذون رقابه و ترشيد و تستمر الفواتير في الوصول.
ببساطة طالما لا يوجد تحكم في عملية صرف الاحبار ستظل فواتير الاحبار مستمرة تقد تكون قليلة الثمن في كل فاتورة على حدى و لكن اذا جمعت هذه الفواتير اخر العام ستجد رقم مزعج حقاً, من غير المنطقى ان تعين شخص مسئول عن هذه العملية فنحن نبحث عن تقليل التكاليف و لكن عن طريق برنامج ادارة الطلبات لدعم الفني.
سوف تجد سهولة في معرفة اين تذهب الاحبار وبعدها تستطيع معرفة في ماذا تستخدم و كل كم يتم استبدال الحبر لكل طابعة و من هذه المعلومات ستقدر بكل سهولة على اتاخد القرار المناسب لخفض هذه المبالغ المدفوعة من خلال ترشيد الاستخدام او استبدال الطابعات ذات الحبر المكلف.
رابعا : ل ترشيد النفقات مثلا متى علينا شراء جهاز جديد للموظف.
نعم هناك أجهزة تشترى لكل موظف جديد كمبيوتر تليفون طابعة بغض النظر عن وجود اجهزة مازالت صالحة للاستخدام في المخزن أو في بعض الاقسام التي غادر بعض موظفيها ان أعادة استخدامها سوف يوفر الكثير من الاموال و الوقت.
الحل كذالك في التحكم في أدارة أصول تقنية المعلومات من خلال اتمنة عملية استقبال و توديع الموظفين بستخدام برنامج دعم فني يحتوي على خاصية أدارة طلبات الخدمات الالكترونية وكذالك أدارة المشتريات الخاصة بقسم تقنية المعلومات و أدارة العقود تقنية المعلومات وخصوصا معلومات ضمان الاجهزة و اخيراً وجود خاصية أدارة الاهلاك لأصول تقنية المعلومات في برنامج الدعم الفني,
ولشرح هذا الخوائص بشكل سريع عند توظيف موظف جديد سنقوم بطلب شراء اجهزة خاصة لهذا الموظف عن طريق برنامج الدعم الفني الذي سيقوم بتسجل وحفظ كافة المعلومات عن الجهاز بشكل الالي وسيقوم نظام الدعم الفني في البداية احتساب الاهلاك السنوي للجهاز مع حفظ معلومات مدة الضمان وكذالك سنقوم بتعيين ذالك الجهاز باسم الموظف كعهدة, في حال مغادرة هذا الموظف للشركة يجب عليه التنسيق مع قسم الدعم فني من خلال رفع طلب تسليم عهدة في برنامج الدعم الفني و بهذه الطريقة سنستطيع منح هذا الجهاز لموظف اخر طالما الجهاز لايزال صالح للاستخدام والذى سيؤدى بدوره الى ترشيد النفقات بشكل كبير
خامساً: تخفيض استهلاك الطاقة
نعم في ظل الارتفاع الاخير في سعر الطاقة في المملكة هذا الجانب يجب ان يأخد في الحسبان, دول العالم المتقدم انتبهوا لهذه الاموال المهدرة في دفع فواتير كهرباء عاليه لاجهزة تعمل اربعة وعشرون ساعة بسبب ان الموظفين يغادرون مكاتبهم دون اطفاء اجهزتهم, وكذالك يضاف لهذه الفواتير قيمة اهلاك الاجهزة التي لها عمر افتراضي يقاس بساعات فبدل ان يعمل الجهاز اثناء عشر ساعة اصبح يعمل اربعة وعشرون ساعة.
لهذا الاستثمار في برنامج الادارة والتحكم بالاجهزة سيساعد على حل هذا الاشكال, فجميع انظمة التشغيل تحتوي على خيارات التحكم بالطاقة و خيارات مختلفة للاطفاء الاجهزة مع المحافظة على المعلومات مثل وضع النوم و السبات, قد يجهل المستخدمون بامرها وكذالك موظفي الدعم الفني في قسم تقنية المعلومات يجهلون اهميتها.
لهذا نظام الادارة و التحكم بأجهزة الحاسب الالي ستقوم بهذا العمل, فنستطيع من خلاله امر جميع الاجهزة او بعضها بدخول في وضع النوم او السبات او الاطفاء الكامل بعد ساعات العمل اليوميه وبهذا سنكون حافظنا على الطاقة المهدره بسبب هذه الاجهزة.
ربما قد تبدو هذه الاجراءات بسيطة ومنطقية ولكن سوف تتفاجاة بالنتائج التى سوف تحصل عليها عند قيامك بها ان اكثر الافكار عبقرية وتاثير فى تاريخ البشرية لا سيام فى عالم الاعمال هى تلك الافكار التى رغم بساطتها ولكن لها تاثير كبير جدا فى مجريات الامور وبالاخص فى اوقات الازمات.
في النهاية الاستثمار في برامج الدعم الفني و ادارة اصول تقنية المعلومات و نظم أدارة اجهزة الحاسب الالي لم تعد رفاهية بل اصبحت احتياج لتقليل التكاليف و ترشيد الاستهلاك وعلى جميع مسئولي أقسام تقنية المعلومات الاهتمام بعمل خطة لتطبيق هذه الانظمة فلا زال الوقت متاح لأجراء بعض التغييرات التي ستعود بنفع لقسم تقنية المعلومات والشركة.
مصادر هذه المعلومات
QuickBooks
Wikipedia
IT-Pillars
