لماذا انت بحاجة الى برنامج ادارة المهام للموظفين , كم تتوقع عدد المرات التي قام موظفي الدعم الفني لديك بتفقد بريدهم الإلكتروني في أي يوم، وأمسكوا رؤوسهم بأيديهم فورا بعد استقبالهم صفحات برسالة إلكترونية كانوا في انتظارها؟
كم مرة تعتقد أن شركتك استقبلت إيميل من أحد العملاء بسبب عدم إتمام حل مشكلته؟ هل تعتقد أنه من الصعب العثور على إيميل بسيط بسبب وجود الكثير من الصفحات التي يجب البحث بها؟
من الممكن أن يصبح مكان العمل لديك مضغوطا عندما يقوم موظفيك بمعالجة عدة طلبات بدون ترتيب النظام بفعالية بالمكان. يعد استخدام الرسائل الإلكترونية أمر اختياري، ولكن من الممكن أن يصبح النظام معقد وف بعض الأحيان لن يكون الدخول إلى النظام متاحا، خاصة إذا كان هناك شخص واحد غير مضافا إلى محادثة الإيميل
ما هو برنامج ادارة المهام للموظفين ؟
إذا كنت تريد حل سهل ومتاح الدخول إليه، فيجب عليك استخدام برنامج ادارة المهام للموظفين. يساعد هذا البرنامج في :
- فتح بطاقة المهمة ، فبمجرد إنشاءها. وبمجرد فتح البطاقة، ستكون قادرا على رؤية جميع المحادثات التي تمت بخصوص المشكلة. وسيمنع البرنامج أي احتياج للبحث خلال صفحات الرسائل الإلكترونية.
- سوف تجد أن بعض المشكلات لا يمكن حلها بشكل فوري؛ فمشكلات بعض العملاء ستأخذ بضعة أيام لحلها، وذلك وفقا لخطورتها. وحين تمتلك برنامج بطاقة رفع المهمة بالمكان، ستكون قادرا على الدخول إلى كل معلومة حول مشكلة العميل لأنه سيتوفر لديك تطبيق لتتبع بطاقات رفع المهمة
- إذا كانت شركتك لا تمتلك حلول استخدام المحادثة أو ليس لديك موظف متاح للرد على استفسارات العميل، سيتم الطلب من عملائك تقديم بريد إلكتروني من خلال ملء استمارة مخصصة على الانترنت. ماذا يحدث إذا نسي العميل كتابة أي معلومة في هذه الاستمارة؟ سيعود العميل إلى الاستمارة مرة أخرى ويقوم بتقديم البريد الإلكتروني مرة أخرى مع المعلومات الإضافية
اولا: قم بالتخلص من المحتويات الغير ضرورية
- مع وجود برنامج بطاقة رفع المهمة ، لن يضطر موظفيك إلى التعامل مع المحتويات الغير ضرورية والتي تكون عادة نتاج التواصل الضعيف. وعندما تستطيع التخلص من الأوجه الزائدة عن الحاجة، سيكون الجميع قادرين على العمل بشكل أسرع وبكفاءة وفعالية أكبر.
- ولن يجب عليك الإشارة إلى شخص ما في الايميل باستمرار أو إرسال نفس الايميل إلى عدة موظفين. وعندما يتم حل المشكلة أخيرا، سيستطيع غلق المشكلة وتصنيفها باعتبارها اكتملت. ومن الممكن أن يكون هناك شخص مسئول أيضا عن تتبع عملية بطاقات رفع المهمة الخاصة بالعملاء لضمان عدم تجاهل العميل
ثانيا: برنامج ادارة المهام للموظفين يجعل كل شئ أسهل
عند امتلاكك لبرنامج بطاقة رفع المشكلات او المهمة :
- لن يرسل لك العملاء رسائل الكترونية، بل سيقومون بالرد على رسالة التأكيد التي سيستقبلونها.
- يسمح هذا النظام للبطاقات بالانتظار ليكون كل شئ أسهل. حينها يمكنك قراءة كل شئ بسهولة وباستمرار بدون الرجوع إلى قراءته مرة أخرى،
- سيكون سهلا على موظفيك متابعة العميل إذا كان لشركتك حساب على موقع التواصل الاجتماعي. وعلى سبيل المثال، إذا استقبلت رسالة على تويتر، ستظهر هذه الرسالة على لوحات متابعة بطاقات رفع المشكلة او المهمة
ثالثا: إبقاء الجميع على إطلاع
سيساعدك امتلاك برنامج بطاقة رفع المشكلات على :
- فلترة الرسائل الالكترونية وتكليف موظفين مختلفين بهذه بالرسائل.
- وسيتيح هذا النظام ايضا لعملائك استقبال التحديثات من خلال العملية.
- وستكون قادرا ايضا على إرسال رسائل تأكيد تلقائية لعملائك والتي تؤكد بأنهم قد تم تقديم بطاقتهم بنجاح.
- وسيسمح نظام بطاقة رفع المشكلات للموظفين بالعمل معا عند الحاجة لذلك. وعندما يتعاون الموظفون معا لحل مشاكل العملاء، سيضمن حل مشكلة العميل بأقرب وقت ممكن.
سينجح نظام بطاقة رفع المشكلات في إسعاد مكان العمل بأكمله وليس العميل فقط، لأنك قمت بالتخلص من الفوضى الغير ضرورية وقدمت لهم نظام أكثر كفاءة وفعالية. وبما أنه باستطاعة عملائك التعاون على حل بطاقة رفع مشكلات العميل، لم يهدر أي وقت على أشياء يمكن استخدامها في تطوير الشركة والحصول على عائد إضافي
رابعا: الوضوح
سيجد مشرفو العمل لديك المميزات في نظام بطاقة رفع المشكلة لأنهم قادرون على البقاء على قمة أي شئ يتعامل مع بطاقة رفع المشكلة أو تقدم العميل. بدون برنامج بطاقة رفع المشكلة او المهمة ، يترك الكثير من بطاقة العملاء بدون إجابة.
كما سيسمح البرنامج للمشرفين بتحديد الأقسام التي تحتاج إلى مصادر إضافية والتوسع في مساءلة طاقم العمل، وضمان معالجة كل مشكلة لكل عميل بطريقة مناسبة. سيعرض لك النظام أيضا ما تحتاج إلى إنهاؤه وحالة المشكلة والموظفين الذين عملوا على حل هذه المشكلة
خامسا: لماذا سيقوم العملاء والشركات بتقدير برنامج ادارة المهام ؟
- كما ذكر بالأعلى، سيقدر العملاء بشكل كبير إبقاءهم على إطلاع بما يحدث مع بطاقاتهم. بمجرد فتح البطاقة واجتمع عدة موظفين لحل المشكلة، سيقدر العميل أنه يتم حل المشكلة بشكل أسرع عن إرسال رسالة إلكترونية. لن يكون على العملاء تخطي العقبات بعد الأن لتقديم اسئلتهم وانتظار إجابة هذا السؤال
- عندما لا يتم الإجابة على بطاقات العملاء، لن يتم حل عدد كبير من المشاكل ولن تحصل إلا على العملاء الغاضبين. لحسن الحظ، سيساعدك نظام بطاقات رفع المشكلة على منع حدوث بعض المشاكل المعروفة في مكان العمل عنما يأتي الأمر إلى مشاكل العملاء. سيتم تجهيز البرنامج بقاعدة معلومات تسمح للموظفين بحل المشكلات وتقديم مستوى عالي من دعم العمل.
- يمكنك أيضا استخدام البرنامج في تقديم مساعدة أفضل للموظفين الجدد في اتخاذ الخطوات الصحيحة عند حل أي مشكلة. ع وجود البرنامج، سيكون مكان العمل قادرا على وضع مستوى استمرارية وإصلاح بعض المشاكل العادية التي يواجهها عملائك
الان هل أنت مستعد لاستخدام البرنامج الذي سيبقي عملائك على إطلاع دائم ويساهم في رضا الجميع بنهاية اليوم؟
Service desk Plus : لجعل حياتك أسهل قم بالتسجيل الأن واحصل على نسخة تجريبية مجانية لثلاثين يوما.. بدون بطاقة ائتمانية. بدون التزامات
مصادر
