بالرغم من أن الحفاظ على أمان البيانات ضد التهديدات الإلكترونية الحديثة يُعد أمرًا صعبًا بما فيه الكفاية، يتعين عليك أيضًا مراعاة الامتثال للوائح الشائعة، على سبيل المثال، التأكد من امتثال شركتك لقانون SOX، والذي يتعامل بشفافية فيما يتعلق بالمعلومات الواردة من الشركات العامة. في هذه الأيام، لا يكفي اعتماد الشركات على مستندات مالية كثيرة تستوفي المراجعة الدورية، بل يتعين عليك تطوير الإجراءات التي تتخذها، وإعداد سجلات يومية مفصلة للأنشطة. كما أنك ملزم بتوفير هذه السجلات لفترة زمنية محددة.
يمكن أن يتسبب عدم الامتثال في تعطيل الأعمال التجارية لمؤسستك ويسبب خسائر في الإنتاجية. تؤكد شركة FMP Global أن عدم الامتثال يزيد بمقدار الضعف عن تكلفة الاستيفاء والالتزام بمتطلبات الامتثال.
كما توضح الأبحاث من Globalscape أن التكلفة السنوية لعدم امتثال الشركات تبلغ متوسط 14.8 مليون دولار، وهذه زيادة مذهلة بنسبة 45 بالمئة منذ 2011. وفي الوقت ذاته، تم التوصل إلى أن تكلفة الامتثال قد بلغت متوسط 5.5 ملايين دولار، والتي زادت بنسبة 43 بالمئة بالمقارنة مع النسبة ذاتها في عام 2011.
مع مراعاة جميع هذه التحديات، يتعين عليك التفكير في استخدام برنامج إدارة الامتثال في مؤسستك. وبالرغم من وجود العديد من الخيارات المتوفرة في السوق، يتعين عليك البحث عن أفضل أدوات الامتثال قبل التواصل مع إحدى الشركات المقدمة لأنظمة إدارة الامتثال.
ولمساعدتك، إليك بعض النصائح بشأن كيفية تحديد برنامج إدارة الامتثال المناسب لإدارة :
-
تخصص المؤسسة
قبل اختيار أحد أنظمة إدارة الامتثال، ألق نظرة على الصناعات التي يدعمها الحل. تركز بعض الحلول على قطاعات محددة، مثل تكنولوجيا المعلومات، والرعاية الصحية، والغذاء، والتأمين، بينما تُصمم حلول أخرى كأنظمة عامة يمكن تخصيصها حسب احتياجات المؤسسات. إنه لمن الحكمة تحديد أولويات مؤسستك قبل الاختيار. كما يتعين عليك أيضًا تحديد المشكلات التي تريد حلها باستخدام هذا البرنامج، ولذلك أنت تعرف أي الحلول وأدوات الامتثال توفرها لمؤسستك.
-
مواصفات الامتثال
بعد أن تحدد المشكلات التي تريد حلها باستخدام البرنامج الخاص بك، تتمثل الخطوة التالية في إدراج جميع اللوائح والسياسات التي يتعين على مؤسستك اتباعها. قم بإجراء مراجعة سريعة لمتطلبات الامتثال التي يتعين على مؤسستك الالتزام بها، حتى تتمكن من التحقق لمعرفة ما إذا كان نظام إدارة الامتثال يستوفي هذا المتطلبات أم لا.
-
حلول لا مثيل لها لإعداد التقارير
إن التأكد من السلامة والامتثال في شركتك يُعد أمرًا هامًا، وهذا هو السبب لماذا يتعين عليك تحديد برنامج إدارة امتثال مصمم للقضاء على عملية إعداد التقارير اليدوية المعرضة للخطأ والمضيعة للوقت. تتمثل أحد العناصر الرئيسية لنظام إدارة الامتثال في مراقبة المستندات، ولذلك إذا كنت تفكر بشأن شراء أحد أنظمة إدارة الامتثال، فاختر حلاً يوفر حلاً شاملاً يمكن التحقق منه لإعداد تقارير الامتثال بحيث لا تترك أي شيء للصدفة.
فيما يتعلق بإدارة Active Directory (AD)، من الأفضل شراء برنامج مزود بمكتبة تقارير مضمنة تضم مجموعة هائلة من التقارير، والتي من الممكن أن تقدم بيانات هامة، مثل قوائم التوزيع، وحسابات المستخدم، وعدد مرات أحدث عمليات تسجيل دخول المستخدمين ومجموعات الأمان، في جملة أشياء أخرى.
-
إعداد الحساب وكلمة المرور وتعديلهما بطريقة سهلة
يُعد هذا مفيدًا بشكل خاص للشركات التي تبحث عن نظام لمساعدتها على إدارة Active Directory (AD) الخاص بها. اختر البرنامج الذي يتيح لك أيضًا الفرصة لإنشاء مستخدمين في مجموعات بجميع الصفات اللازمة. من السهل التأكد من تمكين الحسابات أو نقلها—كما ينبغي أن تتسم عملية حذف حسابات المستخدمين غير النشطة في Active Directory (AD) الخاص بك بالسهولة. فيما يتعلق بإدارة كلمة المرور، من الأفضل استخدام نظام يتيح لك إعادة تعيين عدة كلمات مرور، وتخصيص إعدادات كلمة المرور، وتنشيط أو إلغاء تنشيط المستخدمين الذين انتهت صلاحية كلمات المرور الخاصة بهم.
-
أدوات امتثال مضمونة
إن من بين الأسباب التي تقف وراء احتمالية بحثك عن نظام لإدارة الامتثال هو أنك تريد زيادة كفاءة عملياتك التشغيلية. كيف لك أن تحقق ذلك إذا كنت تستخدم برنامجًا ليس من السهل فهمه؟
عند تحديد أدوات الامتثال، من الأفضل الاعتماد على برامج مزودة بواجهة سهلة الاستخدام يمكن أن يفهمها أفراد فريقك بسهولة. في نهاية اليوم، أنت تريد توفير تجربة مستخدم إيجابية مناسبة من وراء النظرة الشاملة للتطبيق من حيث تعبئته، وميزاته، وأهمية صفاته للمستخدمين النهائيين.
إن البساطة هي المفتاح لتعزيز الإنتاجية. لا يهم كم عدد الأدوات المتطورة المزود بها برنامجك، فإذا لم يكن البرنامج مفيدًا من حيث إمكانية استخدامه، فلا يستحق أن تشتريه، أو لا يستحق ذلك الوقت الإضافي الذي يتعين عليك قضائه في تعلم وإدماج هذا البرنامج مع عمليات التشغيل في مكتبك.
-
احتفاظ آمن بالبيانات
إن من بين العوامل الأخرى التي يتعين عليك مراعاتها عند اختيارك هو قدرة برنامجك على ضمان سلامة البيانات. تعد اختراقات البيانات شائعة ويصعب التعامل معها. وفقًا لفوربس، شهد النصف الأول من 2019 اختراقات بيانات بلغت 3,813، والتي كشفت عما يزيد عن 4.1 مليارات سجل أمام أعين المخترقين. وبالإضافة إلى ذلك، كشفت ثمانية اختراقات فقط عن 3.2 مليارات من هذه السجلات. وكانت التقارير التي تم الكشف عنها تتكون في معظمها من رسائل بريد إلكتروني وكلمات مرور. وهذا سبب أهمية اختيار منصة مزودة بإطار عمل أمان مضمون، لأن أي عملية اختراق قد تكلفك فقدان عملائك ومؤسستك بالكامل.
-
سير عمل معزز ومتعدد المستويات
تحتاج بعض العمليات عدة موافقات. على سبيل المثال، لنفرض إنك تراجع فاتورة للامتثال. يتعين على أحد أقسام فريقك التحقق مما إذا كانت الفاتورة تستوفي متطلبات الامتثال أم لا. وبعد ذلك، يتعين عليك التحقق مما إذا كانت مزودة بجميع معلومات البائع الضرورية قبل تسجيل الفاتورة في خط المدفوعات والبت فيها. يمكنك تخصيص هذه المهام عبر برنامج إدارة الامتثال ، ولن يتم إنهاء التخصيص أو العملية حتى تحصل على عدة موافقات من أفراد فريقك. تساعد هذه الميزة كثيرًا على ضمان تقليل المخاطر والحفاظ على سلامة البيانات في مؤسستك.
-
تفويض الأمان
يُعد تفويض أمان وأذونات Active Directory إحدى أهم الميزات لاختصاصيي تكنولوجيا المعلومات، وتحديدًا إذا كانت الخدمة تنفذها عدة مجموعات للمسؤول. إن أحد العناصر الأساسية لنظام إدارة الامتثال هو القدرة على ضمان تفويض الوحدة التنظيمية (OU) والتفويض على أساس المجموعة.
يتيح تفويض الوحدة التنظيمية (OU) لفريقك تفويض الأذونات على أساس المستخدمين أو المجموعات. وهذا يضمن أن مجموعة محددة فقط من المستخدمين يمكنها أداء مهام الإدارة في بعض المواقع في فريقك. مع هذا النهج، يمكن أن يكون لكل مجال مجموعة خاصة من المسؤولين، ويمكن تحقيق التفويض على عدة مستويات.
وفي الوقت ذاته، وكما يشير الاسم، يتيح لك تفويض المجموعة منح الإذن لمجموعات بالكامل لأداء المهام. وهذا من شأنه تسهيل وتسريع مهمة توفير اختصاصيين تقنيين لمكتب المساعدة، لأن هذه الأدوار يمكن تعيينها لمجموعة بدلاً من الأفراد المستخدمين. كما أن تعديل الأدوار المعيَّنة عند تغيير المتطلبات التنظيمية يقلل من الصعوبات بفضل هذا الخيار. بإيجاز، يؤدي مخطط التفويض هذا إلى تحقيق المزيد من الفعالية في العمليات التشغيلية لمؤسستك.
-
الأسعار
أخيرًا وليس آخرًا، قم بمراعاة ميزانيتك في اختيارك. قم بالاطلاع على أسعار برنامج إدارة الامتثال ، وقارن ما إذا كانت تتناسب مع الأموال التي أنت مستعد لإنفاقها على هذه المبادرة التكنولوجية أم لا. وبالرغم من أن بعض الخيارات يمكن أن تكون تكلفتها باهظة بعض الشيء، عليك أن تفكر في هذا كاستثمار سيساعد مؤسستك على المدى البعيد.
تستحق الجهود المبذولة
الآن بعد أن قمت بمراعاة الميزات والعوامل الأساسية في الحصول على برنامج جيد لإدارة الامتثال، حان الوقت لتحديد اختيارك. تذكر فقط أن هذا الاستثمار يعتمد بشكل كبير على دافع المؤسسة وتخصصها، بالإضافة إلى عمليات تجارية محددة. يزخر نظام إدارة الامتثال بالعديد من الميزات والأفضليات، ومن الأفضل بالتأكيد إنفاق الأموال على الامتثال بدلاً من التعرض لخسائر ناتجة عن عدم امتثال المؤسسة.
إذا كنت تريد تزويد مؤسستك بالمزيد من البرامج لتعزيز إنتاجيتك فلا تتردد في الاطلاع على قائمة من أدوات إدارة المشروعات التي يمكن أن تعزز من العمليات التشغيلية في مؤسستك.
المصادر:
