ساعدت الرقمنة (التحول الرقمي) بنسبة كبيرة في تقليل تكاليف العمليات التجارية بشكل كبير، ولا سيما في عمليات الأوراق الثقيلة، مثل الحسابات مستحقة الدفع وتسجيل كشوف المرتبات تعني الرقمنة تقليل استخدام الأوراق، والعمليات اليدوية، وإدخال البيانات يدويًا، لأنه يسُهل أتمتة البيانات الرقمية ومشاركتها.
تعني الرقمنة ايضا عمليات سير عمل تلقائية، ومعالجة شبه فورية، وتوثيقًا سريعًا.
في الحقيقة، ترغب معظم المؤسسات في استخدام الرقمنة أو بدأت في استخدامها بالفعل، مع تحول نسبة 68% من هذه المؤسسات إلى رقمنة العمليات التشغيلية.
وهذا أمر يسهل قوله أكثر مما يسهل فعله، فالكثيرون يواجهون فجوات وتشمل التكنولوجيا، والبرامج والحلول القديمة، والافتقار إلى التنظيم أو التخطيط الحقيقي حول الرقمنة.
وعلى الرغم من أن التخطيط يشمل وضع الأهداف وتحديد الفرق، كثيرًا ما تكون العراقيل التقنية هي العوامل الأكثر أهمية لتحديد موعد التخطيط وإعداد الميزانية.
ستساعدك قائمة المراجعة التقنية هذه المصممة للشركات الصغيرة في اتخاذ قرار بشأن ما تحتاج إليه قبل التحول إلى عمليات الرقمنة في الشركات الصغيرة .
مراجعة العمليات وحلها
يُعد التخطيط التقني هو العنصر الأساسي لأي عملية رقمنة.
ويعني هذا إنشاء مهام إشرافية على أعمالك التجارية والأعمال التقنية، وتحليلها، وتحسينها.
هل تجدي نفعًا؟
هل هي فعَّالة؟
هل يتم استخدامها؟
ما مدى ارتباطها؟
في هذا الكتاب، Vision to Value ، ينصح لويس آبرو، مدير العمليات في Nmbrs الشركات بالبحث في العمليات التي يقوموا بها أولاً عند التحول إلى الرقمنة.
يقول آبرو: ” إذا قمت بأتمتة عملية سيئة، فأنت لم تنفذها جيدًا، فقد تم تشغيلها سريعًا للغاية يمكن أن يتسبب التحول سريعًا إلى العمليات التلقائية في حدوث مشكلات لم تتسبب العمليات الورقية في حدوثها مطلقًا، لأنها تحدث بطريقة تلقائية دون تدخل يدوي للتعويض عن المشكلات“.
وهذا قد يعني تأخيرعملية الرقمنة الخاصة بك في أثناء مراجعتك للعمليات وتحسينها، وتحسين طريقة اتصالها، وتشغيلها.
كما قد يعني ذلك رقمنة بعض العمليات وفي الوقت ذاته تحسين العمليات الأخرى للرقمنة المستقبلية.
يتعين عليك أيضًا مراعاة كيفية إدارة جميع خطوات عملية الرقمنة.
على سبيل المثال، ما البرامج التي ستستخدمها في جميع خطوات إنشاء المستندات الرقمية، وتخزينها، وتحريرها، ونقلها، وتوقيعها، وإنهائها.
هل يمكن لمقدِّم خدمات الطباعة أو خدمات الطباعة المُدارة توفير حل واحد شامل أو الاستعانة بمصادر لكل شيء بشكل منفصل؟
أخيرًا، إلى أي مدى تؤثر الرقمنة في المستخدم النهائي في أثناء الرقمنة؟
ينبغي أن تبسِّط البروتوكولات الخاصة بك عملية الرقمنة لتسهيل عملية التحويل قدر الإمكان، حتى لا تؤثر بشكل كبير في المستخدمين النهائيين.
تضمين خدمة السحابة (Cloud)
توضح شركة McKinsey & Company بأن نسبة81% من عمليات التحول الرقمية الناجحة تقوم بتضمين خدمة السحابة (Cloud) بطريقة ما.
في الحقيقة لا يمكن لمعظم العمليات تجنب ذلك، والفرص سانحة إذا كانت مؤسستك تستخدم بالفعل بعض التكنولوجيا القائمة على السحابة (Cloud).
تساهم التكنولوجيا القائمة على السحابة في جعل الرقمنة أرخص ثمنًا وأكثر استيعابًا بالنسبة للشركات، لأنه يمكنك تنفيذ حلول جديدة سريعًا وتوسيع نطاقها بحد أدنى من الاستثمارات.
كما توفر الأدوات القائمة على السحابة ميزة الإدارة والمتابعة عن بُعد للشبكات والطباعة، وأجهزة السيرفر، والأدوات، وتوفر فرصًا أفضل لربط العمليات معًا، والتأكد من وصول جميع الأشخاص الموجودين في الشبكة إلى الأدوات والعمليات.
يمكن للمؤسسات التي تتطلب مزيدًا من الامتثال أو الأمان التفكير في شبكات خاصة افتراضية مغلقة أو حلول أجهزة سيرفر فعلية قائمة على السحابة المختلطة لتنفيذ هذا الغرض.
تقليل المعوقات
ستواجه معظم المؤسسات معوقات كبيرة تمنعها من التحول إلى الرقمنة.
وتتمثل بعض المعوقات الأكثر وضوحًا في أنظمة تكنولوجيا المعلومات القديمة، والشبكات، والميزانية، والأجهزة.
إن تحديد الأماكن التي ستواجه فيها معوقات يُعد أمرًا هامًا لاجتياز مرحلة التحول إلى الرقمنة دون حدوث مشكلات.
على سبيل المثال، تختار معظم المؤسسات إدماج أنظمة تكنولوجيا المعلومات القديمة القائمة.
ربما يكون هذا هو الخيار الأفضل، لكن ربما يكون خطأً على المدى الطويل إذا لم يساهم في مواصلة تنفيذ العمليات الرقمية أو تسهيل تنفيذها.
بينما تقوم مؤسسات أخرى بإجراء تصحيحات برمجية لأنظمة تكنولوجيا المعلومات القديمة من خلال حل قائم على السحابة (Cloud) وتستخدم ذلك في أثناء التحول إلى حل دائم.
وفي بعض الحالات، يمكنك الاستفادة سريعًا من نظام جديد من خلال استخدام مورِّدي الخدمات المُدارة.
تُعد الشبكات من بين المعوقات الأخرى الشائعة، ببساطة لأن شبكتك الحالية قد لا تتمكن من إدارة الطلبات المتزايدة للخدمات الرقمية.
هنا، من المهم مراجعة إمكانات كومة IP لدمج بيانات استخدام الشبكة، ودمج طلبات IP، وحتى إدارة وصول المستخدم.
يتعين عليك تنفيذ مهام إشرافية كاملة لمن يستخدم شبكتك وما يستخدمه، وأين يحدث التأخر، والقدرة على الإدارة عن بُعد لإعادة توجيه بيانات استخدام الشبكة وتقييد بيانات استخدام الشبكة غير الضرورية في أثناء أوقات ذروة الاستخدام.
هنا، ربما تريد استخدام شبكات افتراضية أو ربما تريد توسيع نطاق إمكانات شبكتك الحالية أو ربما تريد تثبيت شبكة جديدة تتكامل مع أجهزة السيرفر لتوفير حل مثالي.
توفير التدريب
إن التكنولوجيا ما هي إلا أحد جوانب الرقمنة.
هناك أيضًا الموظفون الذين يساهمون في الحقيقة في أن تحقق الرقمنة نتائج جيدة.
إن النجاح في تنفيذ الرقمنة يعني تعيين الفرق واختيار الحلول المناسبة للفرق التي تعمل لديك.
في بعض الحالات، ترى المؤسسات أيضًا بأنه من المفيد إجراء عمليات توظيف جديدة لكي تكمل الفرق، وإضافة أشخاص ذوي خبرة في العمل في البيئة الرقمية.
تدريب الفرق للاستفادة من الأدوات الرقمية الجديدة وينبغي أن تكون عمليات سير العمل عناصر ضرورية لعملية الرقمنة، ويعني ذلك تدريب الجميع.
تؤثر الرقمنة في الجميع، وسوف تخلق شعورًا بالخوف وعدم التيقن.
إن توفير التدريب للتأكد من أن قوة العمل القائمة لديك تتوفر لديها المهارات والأدوات للاستمرار في إضافة قيمة في البيئة الجديدة يساهم بدوره في توفير الأمان لهم والعمل على تحسين النتائج.
لن يتأقلم الجميع مع الرقمنة، لكن سيتأقلم المعظم، ويمكنك دائمًا التكملة بعمليات توظيف جديدة بعد توفير التدريب.
تُعد الرقمنة في الكثير من الأحيان الطريقة الأسهل لتحسين تدفق القيم، وبشكل حرفي توفير الإمكانات لتقليل المئات من ساعات العمل اليدوي من العمليات.
تساهم الرقمنة في تقليل تكاليف الأوراق الفعلية، وتسريع العمليات، وفي الكثير من الأحيان تزودك بالأدوات لتقديم خدمة أفضل وأسرع للعملاء.
إن تنفيذ عملية الرقمنة يتطلب عادةً مجموعة من البرامج الجديدة، والأجهزة الجديدة، والعمليات الجديدة، بالإضافة إلى إجراء تقييم وتحسين للعمليات وإطارات العمل القائمة.
إن الاستفادة من مقدِّمي الخدمات الخارجيين من الممكن أن يكون لها دور مؤثر في تحقيق نتائج إيجابية من وراء عملية إعداد الميزانية والمخططات الزمنية، لأن مقدِّمي الخدمات المُدارة يمكنهم وبشكل سريع تركيب الأجهزة، والشبكات، وتحسين ما يتوفر لديك، عادةً مقابل عقد إيجار شهري بسعر ثابت.
إن الرقمنة ليست مناسبة للجميع.
لكن، يمكنها تقليل التكاليف على المدى الطويل للكثيرين، والمساهمة في تنفيذ الأعمال بشكل أسرع، ودعم إمكانات سياسات العمل المرن، وتمكين المؤسسات من الاستفادة من الأتمتة، وعمليات سير الأعمال، والمستندات الرقمية.
يحدونا الأمل في أن تساعدك قائمة المراجعة هذه في تحديد ما إذا كانت مؤسستك مستعدة، أو إذا كان لا يزال يتعين عليك إجراء المراجعات وحل المشكلات القائمة أولاً.
المصادر:
Forbes
