تمثل التكاليف العامة جزءًا ضروريًا في عملية تأسيس أي شركة. يمكن أن يخصص أصحاب الشركات تكاليفًا كثيرة لإنتاج منتج أو توفير خدمة. وتُعرف تلك بالتكاليف المباشرة. وتُعرف النفقات التي لا ترتبط مباشرةً بإنتاج أحد المنتجات أو توفير إحدى الخدمات بالتكاليف العامة أو التكاليف غير المباشرة.
إذا لك يتوخى أصحاب الشركات الحذر، يمكن أن تشكل التكاليف العامة استنزافًا سريعًا لإيرادات الشركة. سيرغب أصحاب الشركات في تخصيص الوقت لمعرفة كيفية احتساب التكاليف العامة. وبعد معرفة كيفية القيام بذلك، يتعين عليهم البحث عن طرق لخفض تلك النفقات.
ما التكاليف العامة؟
التكاليف العامة هي تلك التكاليف المرتبطة بإدارة شركتك لكنها ليست متعلقة بصورة مباشرة بما يلي:
- المنتجات
- الخدمات
- أنشطة الشركة
- حصة إيرادات الشركة
وتشمل تلك التكاليف غير المباشرة عادةً أشياء كالتالي:
النفقات المهنية، مثل الخدمات المحاسبية أو القانونية
- التكاليف الإدارية، مثل أجور الموظفين غير المشاركين في عملية إنتاج أحد المنتجات
- التأمين
- الإهلاك
- التراخيص والتصاريح
- ضرائب الممتلكات
- التكاليف العامة للتصنيع، مثل مدفوعات الاستئجار لأحد المباني أو إحدى قطع المعدات
- المعدات المكتبية
- المرافق العامة
ورغم أن التكاليف العامة تُشكل أهميةً في عمليات تشغيل الشركات، لا تؤدي إلى تحقيق أرباح. وفضلاً عن ذلك، عادًة ما تكون التكاليف العامة ثابتة. على سبيل المثال، عادةً ما تظل مدفوعات الإيجار الخاصة بك ثابتة بين شهر وآخر.
ثمة اختلاف ملحوظ بين التكاليف العامة والتكاليف المباشرة. إن التكاليف المباشرة، والتي يمكن أن تشمل العمالة المباشرة والمواد المباشرة، هي تلك التكاليف المرتبطة بتوفير منتج أو خدمة. تُعد التكاليف المباشرة تكاليفًا متغيرة. بعد إضافة التكاليف المباشرة والتكاليف العامة على بيان الإيرادات، ستتوصل إلى التكاليف الإجمالية لشركتك.
كيفية احتساب التكاليف العامة
باعتبارك صاحب إحدى الشركات الصغيرة، يتعين عليك معرفة كيفية احتساب التكاليف العامة. وتتمثل أكثر الطرق شيوًعا لاحتساب التكاليف العامة في احتساب نسبة المبيعات أو تكاليف العمالة.
يجب أن يتمثل هدفك كصاحب شركة، في تقليل نسبة التكاليف العامة قدر الإمكان. وتعني النسبة القليلة للتكاليف العامة أن النسبة المرتفعة لنفقاتك تذهب مباشرةً إلى إنتاج سلعة أو توفير خدمة. تتيح النسب المنخفضة للتكاليف العامة، الفرصة لأصحاب الشركات في التمتع بميزة تنافسية.
ستتيح النسبة المنخفضة للتكاليف العامة، الفرصة لك لتحسين أسعار منتجاتك، وهو ما سيوفر لك خيارات جذابة أكثر من خيارات المنافسين لك. وعلاوة على ذلك، يمكن أيضًا أن تساعدك التكاليف العامة المنخفضة في زيادة هوامش أرباحك، ومن ثم زيادة صافي أرباحك.
لاحتساب التكاليف العامة في الشركات، يتعين عليك أولاً إجراء دراسة دقيقة لجميع الأنشطة المحددة الخاصة بالشركة، وإدراج جميع نفقاتك في قائمة. يجب أن تكون قائمتك شاملة. ادرس جيدًا بياناتك المالية للتأكد من الوقوف على جميع التكاليف الخاصة بك. بعد أن تحدد جميع النفقات الخاصة بشركتك، سيتعين عليك تصنيفها إلى فئتين: نفقات مباشرة وغير مباشرة. وعندما تقوم بإجراء ذلك، اسأل نفسك، “هل ستؤدي تلك النفقات إلى إنتاج سلعة أو توفير خدمة؟”
بعد أن تقوم بتصنيف نفقاتك، قم بإضافة جميع التكاليف غير المباشرة خلال الشهر. وقم بعد ذلك بدراسة بيان إيرادات الشركة لتحديد المبيعات الشهرية الخاصة بك. وبعد معرفة مبيعاتك الشهرية، يمكنك احتساب نسبة التكاليف العامة الخاصة بك من خلال إجراء المعادلة التالية:
(التكاليف العامة الشهرية ÷ المبيعات الشهرية) × 100 = نسبة التكاليف العامة إلى المبيعات
يمكنك أيضًا احتساب التكاليف العامة الخاصة بك بالمقارنة مع تكاليف العمالة. يشير مكتب إحصاءات العمل إلى أن معدل الأجور في الولايات المتحدة قد ارتفع بنسبة 3% بين شهري مارس 2018 ومارس 2019. مع الارتفاع السريع في تكاليف العمالة، سيتعين عليك خفض التكاليف العامة. يتعين عليك إجراء المعادلة التالية:
(التكاليف العامة الشهرية ÷ تكاليف العمالة الشهرية) × 100 = نسبة التكاليف العامة للعمالة
إن معرفة كيفية احتساب التكاليف العامة سيتيح لشركتك فرصةً أكبر لتحقيق النجاح. إن أصحاب الشركات الذين يقومون باحتساب التكاليف العامة بشكل دوري، يتميزون بكفاءة أكبر عند إدارة الإيرادات الخاصة بالشركات.
كيفية خفض التكاليف العامة
إذا كنت تدرس الإيرادات في شركتك وأدركت أن التكاليف العامة تستحوذ على نصيب كبير من إيراداتك، ربما حان الوقت لكي تقوم بإعادة تقييمها. فيما يلي، ستجد 12 طريقةً لخفض التكاليف العامة الخاصة بشركتك.
1. مراجعة كل شيء مراجعةً شاملة
حين تقوم بمراجعة التكاليف العامة الخاصة بشركتك للمرة الأولى، ستحدد أي النفقات التي يمكن أن تعتبرها غير مباشرة. ومع ذلك، يمكن أن تتغير تلك النفقات مع مرور الوقت، على أساس نوع نشاط شركتك. يتعين عليك مراجعة التكاليف العامة شهريًا للتأكد أنه لا توجد تغييرات جذرية. وبالإضافة إلى ذلك، يتعين عليك استعراض قائمة النفقات الخاصة بالشركة شهريًا. يجب أن تضع علامات أمام البنود التالية:
- لم تعد ضرورية
- أسعار مرتفعة للغاية
- قلة الفعالية
إنها دائمًا فكرة جيدة أن تتمكن من إدارة تكاليفك قبل أن تحاول إدخال تغييرات جذرية. ابدأ بخفض مجموعة من النفقات الخاصة بك لكي ترى كيف تؤثر في التكاليف العامة الخاصة بك.
2. لا تبحث عن الحل السحري
ا يوجد حل مخصص للنسبة المرتفعة لتكاليفك العامة. إن خفض إحدى النفقات لن يحل مشكلتك على الفور. تحلى بالصبر خلال جميع مراحل العملية وعليك أن تعرف أن تحقيق أكبر وفورات التكاليف يأتي نتيجةً لسلسلة من عدة إجراءات لخفض التكاليف.
3. شحذ الأفكار بينك وبين الموظفين الذين يعملون معك
إذا كان لديك فريق من الموظفين، فاطلب منهم طرح أفكارهم بشأن المجالات التي يمكن أن توفر الشركة الأموال فيها. وعلى أساس حجم المؤسسة الخاصة بك، ربما ترغب في تقديم حوافز للفكرة التي تساعد في توفير المزيد أو للمفهوم الذي يُعد الأكثر ابتكارًا. إن عملية شحذ الأفكار بين الفريق تؤدي إلى تحقيق نجاح أكبر من تلك النتائج التي كنت لتحققها لو قمت بتلك العملية بمفردك.
4. إعادة تقييم عقود الجهات الخارجية
إذا كنت تستأجر معدات أو تدفع رسوم لحجز الخدمات، يمكنك تحقيق وفورات في التكاليف وذلك من خلال تقييم تعاملاتك الحالية لكي تحدد ما إذا كانت لا تزال مناسبة لاحتياجاتك. تُعد عملية التقييم أمرًا بالغ الأهمية وخصوصًا إذا كانت العقود قديمة. ربما غيرت شركتك الفرص منذ توقيع أول عقد، ولذلك من الأهمية بمكان دراسة تلك العقود مرة أخرى.
5. إخلاء المخزن الخاص بك
ربما يكون المخزن الخاص بك أو الحيز المكتبي الفارغ ممتلئ بأدوات تقنية لا تعمل أو عفا عليها الزمن، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر القديمة، وأجهزة الطباعة، وأجهزة الفاكس، والهاتف. خصص الوقت لمراجعة نفقات الوسائل التقنية الخاصة بك، وقم بخفض تلك النفقات التي لم تعد بحاجة إليها. قم بإجراء المقارنة بين مقدمي الخدمات في المجال الخاص بك لمعرفة ما إذا كان بإمكانك الحصول على سعر أفضل.
6.تقييم فريق الموظفين الذين يعملون معك
ربما يوجد موظف أو اثنين من الموظفين مقصرين في الأداء. إن تسريح أحد الموظفين هو أمر محزن، لكن الإبقاء على موظف مقصر لن يفيد أحدًا بشيء. بل إنه يمثل استنزافًا لمواردك ومعنويات الموظفين. كمان أن الإبقاء على الموظف المقصر لن يتيح له الفرصة لتعلم شيء جديد أو مختلف ربما يكون مناسبًا لمهاراته أو مهاراتها بصورة أفضل. إن تسريح أحد الموظفين من الفريق قد يتيح الفرصة أمام موظفين آخرين للعمل بصورة أكثر فعالية.
7.الاستفادة من قاعدة العملاء الحالية الخاصة بك للتوفير في تكاليف الحملات الترويجية
حتى ونحن في العصر الرقمي، لا يزال التسويق الشفهي يُعد أحد أفضل أشكال التسويق بالإحالة. قم بتخفيض الميزانية التي تخصصها للدعاية والتسويق وذلك من خلال استخدام عملائك السعداء الحاليين كسفراء للعلامة التجارية الخاصة بك. وفيما يلي مجموعة من الطرق للقيام بذلك:
- تقديم حافز:(على سبيل المثال، بطاقة دعوة إلى مطعم، وخدمات مستقبلية بنسبة خصم، وأصناف مميزة، وما إلى ذلك) إلى العملاء الذين يحيلون الآخرين إلى شركتك. لا يُشترط أن تكون تلك الحوافز غالية الثمن، بل ينبغي أن تكون أشياء ذات قيمة.
- طلب تقديم شهادات تزكية:اطلب من العملاء الحاليين تقديم شهادة تزكية مكونة من جملة أو جملتين. يمكنك استخدام شهادات التزكية على الموقع الإلكتروني الخاص بك أو في رسائل إخبارية بالبريد الإلكتروني أو كجزء من أي حملات دعائية أخرى. كما يتعين عليك مطالبة العميل بنشر تقييم إيجابي على Yelp أو منصات التواصل الاجتماعي الأخرى مثل Facebook أو Twitter.
8.الاستغناء عن استخدام الورق
قد لا تكون قادرًا على الاستغناء عن اللوازم المكتبية من شركتك، لكن يمكنك خفض تكاليف أشياء أخرى مثل تكاليف الورق والحبر. قم بنسخ جميع المستندات الخاصة بك على السحابة التخزينية أو أحد محركات الأقراص، وقم بتمزيق أي ملفات غير ضرورية حتى لا يكون لديك تكاليف مرتبطة بتخزين المستندات.
9.استخدم البطاقات الائتمانية المناسبة لك
بصفتك أحد أصحاب الشركات، لديك على الأرجح بطاقة ائتمانية واحدة على الأقل خاصة بنفقات الشركة. تأكد أنك تستخدم البطاقة التي تمنحك أفضل المزايا، ويشمل ذلك ما يلي:
- أميال أو نقاط للسفر
- استرداد النقود
- مكافآت أخرى
كما يمكنك تقييم بطاقاتك على أساس الرسوم السنوية وأسعار الفائدة. تأكد أن البطاقة التي تستخدمها مصممة للشركات الصغيرة وليست للأفراد المستهلكين.
10.مراقبة عمليات الشراء
وإن أمكن، قم بتعيين شخص في مؤسستك لإجراء جميع عمليات الشراء. ينبغي أن يكون هذا الشخص مسؤولاً عن أشياء مثل التفاوض على العقود وتنفيذ أوامر شراء اللوازم المكتبية. ويُفضل أن يتمتع الشخص المسؤول عن عمليات الشراء، بمهارات تفاوض تتسم بالدهاء ولا ينبغي أن يكون خائفًا من طلب الحصول على تخفيض. فكر في أشياء كهذه، “إذا سددنا إجمالي الرصيد خلال ثمانية أشهر بدلاً من 12 شهرًا، هل يمكننا الحصول على خصم بنسبة 3%؟”
إن تعيين شخص لعمليات الشراء ، يمكن أن يساعد ذلك الشخص في تخصيص وقته أو وقتها فقط للبحث عن أفضل الأسعار والصفقات. حين يكون لدى المشتري مسؤوليات عديدة، قد ينتهي به الأمر إلى تنفيذ أوامر شراء مع أحد البائعين المعروفين بدلاً من التسوق للبحث عن العرض الأفضل. إن تخصيص شخص لإجراء عمليات الشراء وتسديد راتب له سيزيد من نفقات الأجور. لكن إذا كان الشخص بارعًا في وظيفته، فستجني استثماراتك الأرباح سريعًا ويعود الفضل إلى الأموال التي قمت بتوفيرها في مجالات أخرى.
11. تأجير الحيز المكتبي الخاص بك من الباطن
إذا كنت تمتلك حيزًا مكتبيًا، قد تلاحظ أنه يوجد مجموعة من الغرف أو حتى طوابق في أحد البنايات، ولا تستخدمها. قمم بتأجير هذا الحيز من الباطن إلى شركات صغيرة أخرى واستخدم مدفوعات الإيجار التي تحصل عليها لتسديد أقساط القرض العقاري الخاص بك.
12. دراسة الحيز الذي تحتاجه
على أساس حجم المؤسسة الخاصة بك، ربما حان الوقت للاستغناء عن الحيز المكتبي الخاص بك والتحول إلى نموذج العمل من المنزل. دراسة الموقع أيضًا. هل حقًا أنت بحاجة إلى تسديد مدفوعات إيجار مرتفعة للغاية لمكتب في منتصف المدينة؟
قم بدراسة استخداماتك للمكتب، وكم مرة تتواجد هناك، وسبب استئجارك للمكتب. إذا كنت تشعر أنك لا تزال بحاجة إلى المكتب، ففكر في تقليل مساحته أو ابحث عن بدائل استئجار أخرى للمكتب مثل مساحات العمل المشتركة.
قم بخفض التكاليف العامة وتحسين إيرادات شركتك
إذا كنت ملتزمًا بخفض نفقات التشغيل الخاصة بك، سيتعين عليك تقييم وضعك الحالي بعناية للتوصل إلى إحدى استراتيجيات وفورات التكاليف. تذكر أن النتائج لن تتحقق بين عشية وضحاها. إذا لم تستخدم حلولاً جذرية مثل خفض النفقات الإدارية من خلال تسريح الموظفين، ستفشل جهودك في توفير التكاليف وستتواصل.
يجب أن تستمر الجهود في خفض التكاليف سنويًا. ينبغي أن تكون هناك طريقة لخفض التكاليف الخاصة بشركتك. خصص الوقت لكي تتعرف على المزيد بشأن المجالات التي لا ينبغي أن تقوم بخفض التكاليف فيها عندما يتعلق الأمر بإيرادات شركتك الناشئة.
يمكن لبرنامج Analytics Plus من مانج انجن ان يساعدك في تقليل النفقات بشركتك الصغيرة وعمل تقييم كامل لحركة سير العمل داخل كافة الاقسام مما يضمن لك معرفة كل التفاصيل الخاصة بالتكاليف العامة للمؤسسة الخاصة بك.
احصل على نسختك المجانية لمدة ثلاثين يوما الآن
المصادر:
