تُعد بيانات مؤسستك واحدة من بين أصولها الأكثر قيمة. ولكن على النقيض من الاصول الاخرى كالنقود، لا تزداد قيمة البيانات دائمًا مثلما تتوسع في حجمها، ويجب الحفاظ عليها، وتخزينها، وتأمينها، وتنظيفها وتوضيحها بشكل صحيح للاستفادة منها.
ولذلك، تتطلع الكثير والكثير من المؤسسات إلى التحول من إدارة المعلومات إلى أنظمة إدارة المعرفة. لكن ما الاختلافات على وجه التحديد بين إدارة المعرفة وإدارة المعلومات؟ هل توجد مفاهيم ومصطلحات من إدارة المعلومات يمكنك استخدامها لمساعدة مؤسستك على تنفيذ إدارة المعرفة بصورة فعَّالة؟
يجيب هذا المقال عن هذه الأسئلة وأسئلة رئيسية أخرى ربما تجول في خاطرك بشأن إدارة المعلومات وإدارة المعرفة.
ما هي إدارة المعلومات؟
إن إدارة المعلومات هي ممارسة عملية جمع المعلومات وإدارتها وتوزيعها. يمكن استخلاص البيانات من مجموعة كبيرة من المصادر، ويمكن أن تأتي في تنسيقات مختلفة. وبعد ذلك يتعين تخزينها بشكل آمن وبطريقة منظمة ومرتبة تستوفي اللوائح والنُهج ذات الصلة وتضمن إمكانية وصول الموظفين المصرَّح لهم. تُعد الإدارة القوية للمعلومات أمرًا ضروريًا للإدارة الفعَّالة للمعلومات.
ما هي إدارة المعرفة؟
إن البيانات، وبدون النظر إلى طريقة تأمينها وتنظيمها، تثبت قيمتها فقط عند استخدامها بغرض تحقيق القيمة للشركات. وبعبارة أخرى، يجب تحويل البت والبايت إلى معلومات من أجل أن تصبح رأس مال فكري مفيد. تنفيذ إدارة المعرفة: عملية تحصيل المعرفة وتوزيعها واستخدامها بفعالية.
ربما يجعل هذا التعريف إدارة المعرفة تبدو مشابهة بشكل كبير لإدارة المعلومات، لكن في هذا السياق، تعني كلمة “معرفة” نموذجًا لمعالجة المعلومات يذهب بها إلى ما هو أبعد من مجرد استخلاص الحقائق من البيانات التي يتم تحصيلها. يركز اكتشاف المعرفة على استخدام المعلومات على النحو التالي: إن استحداث المعرفة هو ما يحدث عندما يقوم الأشخاص بتنقيح المعلومات وتحويلها إلى شيء مفيد.
تتوفر لدى معظم المؤسسات المعارف الصريحة والضمنية. إن المعرفة الصريحة هي التي يمكن التعبير عنها في صورة مجموعة من الحقائق، والحالات، والتوجيهات، وما إلى ذلك ونشرها أو بصورة أخرى توزيعها من خلال مصدر لمشاركة المعلومات. وتضم المعرفة الضمنية الأفكار والبديهيات التي يصعب تسجيلها. عادة ما تكون المعرفة الصريحة متمركزة حول المعلومات، بينما لا تكون المعرفة الضمنية كذلك. وتشكل هذه المعارف معًا قاعدة معرفة، والتي تُعد عاملاً أساسيًا في الميزة التنافسية للمؤسسة.
الفارق بين إدارة المعرفة وإدارة المعلومات
إن أسهل طريقة للتفكير بشأن الفارق بين إدارة انظمة المعرفة وإدارة المعلومات تتمثل في الإشارة إلى أن إدارة المعرفة تتمحور حول الأشخاص بينما تتمركز إدارة المعلومات حول العمليات. كما يمكنك القول بأن إدارة المعلومات تركز على الحقائق الثابتة بينما تتضمن إدارة المعرفة آراء وبديهيات أيضًا.
إليك بعض الاختلافات الرئيسية بين إدارة المعرفة وإدارة المعلومات:
إدارة المعلومات:
- التأكيد على الخصائص الصريحة للمعلومات: حقائق وأرقام وبيانات رقمية أخرى
- يمكن قياسها كمًا في إطارات زمنية قصيرة
- يسهل إجراء النسخ المتماثل لها
- تستند إلى التكنولوجيا
إدارة المعرفة:
- تضم جميع جوانب المؤسسة، بما في ذلك الاتصالات، وإطارات عمل الإدارة، والثقافة التنظيمية والهياكل التنظيمية
- يتم قياسها من خلال التغييرات في السلوكيات وعمل الأفراد والفرق بمرور الوقت
- تقود إلى ابتكارات فريدة للشركة
- تستند إلى الأشخاص
العمليات الرئيسية
توجد أربع عمليات رئيسية لإدارة المعرفة على النحو التالي:
- اكتشاف المعرفة— استخلاص معلومات جديدة من البيانات
- تحصيل المعرفة— تحويل المعلومات من معلومات ضمنية إلى معلومات صريحة
- مشاركة المعرفة — مشاركة المعرفة مع الآخرين
- تطبيق المعرفة — استخدام المعرفة لتنفيذ المهام
التكنولوجيات الرئيسية
لا يمكن لبرنامج واحد مساعدتك على تنفيذ العملية الكاملة لإدارة المعرفة؛ بل يتعين عليك استخدام أدوات مختلفة لمهام مختلفة. يمكن تصنيف معظم الأدوات إلى تسع فئات:
- أنظمة البرامج التعاونية
- الإنترانت والإكسترانت
- تخزين البيانات وجمع البيانات والمعالجة التحليلية عبر الإنترنت (OLAP)
- أنظمة دعم القرارات
- أنظمة إدارة المحتويات
- أنظمة إدارة المستندات
- أدوات الذكاء الاصطناعي
- أدوات المحاكاة
- شبكات دلالية
تعتمد جميع هذه الأدوات على المعرفة والمعلومات المصنَّفة والمعلَّمة بشكل صحيح، ولذلك تحتاج أيضًا إلى التكنولوجيا لاكتشاف البيانات وتصنيفها. وفي حين أن بعض أدوات إدارة المعرفة توفر بعضًا من هذه الوظائف، سيقدم الحل المصمم خصيصًا لهذا الغرض نتائج أكثر قوة ودقة.
ختامًا
تختلف إدارة المعرفة وإدارة المعلومات من حيث النطاق والغرض، لكنهما ضروريان للمؤسسات الحديثة. تتمثل العملية الرئيسية في تحديد البيانات والمعرفة الخاصة بك وتصنيفها لتحويلها إلى أشياء قابلة للاكتشاف والاسترداد وفي الوقت ذاته ضمان توفير الأمان والتوافق التنظيمي.
المصادر:
