البيانات هى الثروة الحقيقية المقبلة، بل ربما نعتبرها أنها ستصبح أكثر قيمة من أي مصدر تمتلكه الدول والمؤسسات، فالبيانات هى التي تساعد أصحاب القرار أن يتخذوا أفضل المسارات، مما يقلل من حجم الإنفاقات غير الضرورية، وعلى الجانب الآخر يساعدهم في فهم احتياجات السوق والعملاء، وبالتالي يجنوا مزيدًا من الأرباح.
ولكن الآن أصبحت كمية البيانات المتوفرة ضخمة للغاية، ومحاولة الاستفادة من تلك البيانات أصبحت مهمة ليست بالهينة، فالعالم كله متصل بشبكة واحدة، وكل فرد في هذا العالم لا يتوانى في نشر معلومات وبيانات عن حياته وتفضيلاته وكيف قضى يومه، بمعنى أنه ليس كل بيانات يمكن اعتبارها أنها بيانات ذات قيمة ويمكن الاستفادة منها.
وهنا ظهر علم آخر يعرف ب”إدارة البيانات” أو “Data Management“، وهنا سوف نتحدث عن هذا المصطلح وما أهميته بالنسبة للشركات، وكذلك مهامه.
ما المقصود ب إدارة البيانات
هى عملية الهدف منها تجميع البيانات التي تخص المؤسسة أو التي ذات صلة بالصناعة التي تستهدفها الشركات، ثم توظيف أشخاص أكفاء يتولون مهمة تحليلها، واستنباط معلومات قيمة تساعد أصحاب المصلحة في اتخاذ قرارات صحيحة بعد الحصول على نتائج دقيقة.
ففي ظل وجود كم من البيانات لم يكن متوفرًا قبل ذلك، أصبح أمام الشركات مهمة أخرى، وهى وضع إطار عمل يضمن جودة تلك البيانات ومن ثم العمل على ترشيحها لاختيار الأفضل والأكثر أهمية، ثم تحويل تلك البيانات إلى معلومات يمكن قياسها واستخدامها في الحصول على أرقام وإحصائيات تساعد الشركات في المضي قدمًا نحو الطريق الأفضل.
فعلى سبيل المثال: إذا كانت الشركة تريد إطلاق منتج جديد من أجل الاستحواذ على حصة سوقية أكبر لزيادة أرباحها، تلك الشركة أمامها طريقين، إما إطلاق هذا المنتج بناء على تصورات أصحاب المؤسسة فقط، ثم محاولة التسويق له لجذب المستهلكين، وإما البدء في جمع البيانات عن الشريحة المستهدفة، ثم وضع إستراتيجية من أجل تحليل تلك البيانات والحصول على رؤية واضحة عن احتياجات السوق، وبالتالي تصميم هذا المنتج بناء على ما حصلوا عليه من معلومات بحيث تكون أكثر توافقًا مع توقعات المستهلك.
في الحالة الأولى، احتمالية فشل المنتج كبيرة للغاية، فربما يكون هذا المنتج لا يتوافق مع تلك الشريحة بسبب السعر أو المواصفات، أو أن الجمهور ليس بحاجة بالأساس لمثل تلك المنتجات في الوقت الحالي.
في الحالة الثانية، احتمالية نجاح المنتج كبيرة للغاية،لأنك قمت بالاعتماد على بيانات مصدرها المستهلك نفسه، ثم طوعت تلك البيانات لتخرج في النهاية منتج يلبي احتياجاته.
“القاعدة الأولى حتى تنجح أن لا تفترض، خذ قرارك بناء على معلومات وبيانات أكيدة”
مهام قسم إدارة البيانات
يبدو أن الأمر مهمًا للغاية، ولكن كيف يتمكن الأشخاص المسؤولون عن مهمة جمع البيانات من أداء وظيفتهم على أكمل وجه، أو ما المهام التي من المفترض أن يقوموا بتأديتها بالأساس:
- وضع استراتيجية واضحة لجمع البيانات، بحيث يكونوا مؤهلين لمعرفة ما هى البيانات التي تصلح، والبيانات التي لا تصلح.
- كيفية الوصول لتلك البيانات، والقنوات والمصادر والأدوات التي تضمن لهم الحصول على أكثرها جودة ونفعًا.
- كيفية تخزين تلك البيانات بحيث تسهل المهام المقبلة.
- كيفية تحليل تلك البيانات وتطويعها باستخدام تطبيقات مختلفة.
- كيفية الحصول على معلومات قيمة تهم المؤسسة وتكون مقروءة ومفهومة وقابلة لتحويلها لإستراتيجية عمل.
- كيفية أرشفة البيانات والتخلص منها أول بأول عندما تنتهي صلاحيتها وتصبح غير مجدية.
استراتيجية إدارة البيانات
ومن أجل تنفيذ تلك المهمة باحترافية بحيث يضمن أصحاب العمل الحصول على المعلومات التي يبحثون عنها، من الضروري وضع استراتيجية واضحة للتعريف بكل مرحلة من مراحل إدارة تلك البيانات وتسخيرها لخدمة المؤسسة.
تلك الاستراتيجية ستتضمن تعيين طريقة لجمع تلك البيانات وتحديد الأدوات والتطبيقات التي يستخدمها الفريق في مهمته، بالإضافة إلى وضع خطوات لتحديد نهج معين لتخزين تلك البيانات ومعالجتها ثم تعيين وقت معين للانتهاء من تلك المرحلة، من أجل الانتقال فيما بعد لمشاركتها مع أعضاء الفريق ثم البدء في ترجمتها إلى معلومات ونقاط ذات صلة بأهداف المؤسسة.
تلك الاستراتيجية ستساعد جميع أعضاء الشركة في المساهمة في صياغة قرارات تؤدي في النهاية لنجاح المؤسسة، فأنت بالفعل شاركت البيانات التي حصلت عليها على أنظمة تخزين “سحابية”، فأصبح كل عضو في الشركة قادر على إضافة البيانات التي قد تساعد الشركة في فهم السوق فهمًا جيدًا، وبالتالي وضع خطة عمل تتناسب مع الوضع الاقتصادي والتسويقي والاجتماعي الحالي.
علي سبيل المثال: عندما يُسمح لقسم إدارة الموارد البشرية بالإطلاع على تلك البيانات، يمكن حينها تعيين موظف جديد متخصص في مجال معين ويساعد المؤسسة في تطوير خدماتها بما يتماشى مع متطلبات العملاء.
إدارة البيانات تتطلب وقتًا وجهدًا وربما تكلفة إضافية على ميزانية الشركة، ولكنها في النهاية تأتي بنتائج مذهلة، سوف تساعد شركتك على المنافسة وتضعها أمام خطة محكمة يمكنها الاعتماد عليها في صياغة القرارات المستقبلية.
إذا كنت ترغب في الحصول على أي دعم أو استشارة بخصوص قسم تقنية المعلومات لديك او ترغب في استخدام نظام لحفظ و إدارة البيانات في مؤسستك، تواصل معنا الآن لتتعرف على اهم البرامج التي نقدمها وماهو المناسب لك ولاحتياجات مؤسستك من هذه البرامج.
