قبل أن تحدث الأزمة، يتعين على أصحاب الأعمال التفكير بشأن كيفية تأثير إحدى الكوارث في الموظفين، والعملاء، والمورِّدين، وعامة الجمهور وقيم الشركات الخاصة بهم.ومن ثم وضع خطة كاملة ل إدارة الازمات حيث يمكن أن تضرب الأزمة أي شركة في أي وقت، وفي أي مكان.ولذلك يُعد التخطيط المسبق مفتاح النجاة.
تمتلئ العناوين الرئيسية اليومية بالشركات التي تتعامل مع الأزمات. هل شركتك مستعدة ل إدارة الازمات ؟ وكما تعلَّمت شركة بي بي مع التسرب النفطي في خليج المكسيك ومثلما تعلَّمت الخطوط الجوية الماليزية من كارثتين، يمكن أن تحدث الأزمة في أي وقت. ورغم ذلك، وباستثناء أكبر 500 شركة في جميع أنحاء العالم حسب قائمة فورتشن، كثيرًا ما تكون الشركات الصغيرة غير مستعدة وعادةً لا تُطبِّق خطة أزمات. فهذه الشركات تعتقد أن الأزمات لن تحدث لها مطلقًا. ولكن، ماذا لو حدثت الأزمة؟
ما مدى استعداد شركتك للتعامل مع الوضع إذا ما اصابك اي مكروه ؟ من سيشغل منصبك ويواصل عمليات التشغيل؟ لنفترض أن لديك إحدى شركات البيع بالتجزئة واكتشفت أن أحد المنتجات أو الخدمات الأساسية قد تسببت في حدوث مشكلة صحية كبيرة، ماذا ستفعل؟ إذا كنت تدير إحدى شركات الإنشاءات وتسببت حادثة صناعية في قتل الكثير من الأفراد المهمين في فريقك، فماذا ستفعل؟
قبل أن تحدث الأزمة، يتعين على أصحاب الأعمال التفكير بشأن كيفية تأثير إحدى الكوارث في الموظفين، والعملاء، والمورِّدين، وعامة الجمهور وقيمة الشركات الخاصة بهم. يمكن أن تضرب الأزمة أي شركة في أي وقت، وفي أي مكان. يُعد التخطيط المسبق مفتاح النجاة.
إليك سبع خطوات هامة ل إدارة الازمات يتعين على جميع الشركات تطبيقها بغض النظر عن حجمها.
1.وضع خطة–تبدأ كل خطة بأهداف واضحة. ويكمن الهدف أثناء أي أزمة في حماية الأفراد (موظفين أو أفراد جمهور)، والذين قد يتضررون من الأزمات، والتأكد من إطلاع الفئات المستهدفة الرئيسية على المستجدات، وإنقاذ المؤسسة. وينبغي أن تتضمن هذه الخطة المكتوبة إجراءات مُحدَّدة سيتم اتخاذها في حال حدوث أزمة.
- تعيين متحدث رسمي–إذا كان من الممكن أن تؤثر الأزمة في صحة أو سلامة العملاء، أو عامة الجمهور أو الموظفين، فربما تجذب اهتمام وسائل الإعلام. لضمان توحيد التصريحات الصادرة عن شركتك وتقديم رسالة واضحة متناسقة، يجب تعيين متحدث رسمي وتجهيزه جيدًا للإجابة عن أسئلة وسائل الإعلام والمشاركة في المقابلات
- الالتزام بالأمانة والمصداقية–لا شيء يتسبب في التغطية السلبية من وسائل الإعلام سوى غياب الأمانة والشفافية. ولذلك، فإن التحلي بالمصداقية والشفافية بقدر الإمكان يمكن أن يساعد على إيقاف انتشار الشائعات وتجنب الضجة الإعلامية المحتملة. يجب إظهار هذه الشفافية من خلال جميع قنوات الاتصالات: المقابلات الإخبارية، ووسائل التواصل الاجتماعي، والإعلانات الداخلية، وما إلى ذلك.
- إطلاع الموظفين على المستجدات–إن الحفاظ على مكان عمل مُلِمّ بالمستجدات يضمن استمرار عمل الشركات بأكبر قدر ممكن من السلاسة. كما أنه يُقلِّل من ترويج الإشاعات التي قد تؤدي بالموظفين إلى نشر تقارير خاطئة على وسائل التواصل الاجتماعي.وبالتالي تجنب المزيد من الازمات
- التواصل مع العملاء والمورِّدين–أنت لا تريد أن يعرف العملاء والمورِّدون بشأن الأزمة التي تواجهها من خلال وسائل التواصل الاجتماعي. يجب أن تكون أنت أول من يدلي بالمعلومات بشأن أي أزمات تتعلق بمؤسستك. ويجب أن يشمل أحد أجزاء خطة الاتصالات بشأن الأزمة، العملاء والمورِّدين وكيفية الاستمرار في إطلاعهم على المستجدات أثناء الحدث.
- التحديث في وقت مبكر وبشكل متكرر–من الأفضل زيادة الاتصالات بدلاً من إتاحة الفرصة أمام انتشار الشائعات. قم بإصدار بيانات موجزة، وخطط إجراءات حديثة وتغييرات جديدة في أسرع وقت ممكن وقدر المستطاع. تذكَّر أنه مع وجود وسائل التواصل الاجتماعي اليوم والقنوات الإخبارية، نحن نعيش في وقت دورة إخبارية على مدار الساعة. يجب أن تكون خطة الأزمات الخاصة بك كذلك.
- لا تنسَ وسائل التواصل الاجتماعي–لقد أكدت أزمة انتشار وباء كورونا والأحداث الإخبارية الرئيسية الأخيرة أن وسائل التواصل الاجتماعي تُعد إحدى أهم قنوات الاتصالات. تأكَّد من تعيين فريق لوسائل التواصل الاجتماعي مسؤولٍ عن المتابعة، والنشر، والتفاعل مع أنشطة وسائل التواصل الاجتماعي طوال فترة الأزمة.إن الأزمة التي لا تُدار جيدًا من الممكن أن تمحي عقودًا من العمل الجاد وقيم الشركات في ظرف ساعات.تُوكد الأزمة التي تُدار جيدًا أن شركتك تُطبِّق عمليات وإجراءات لمعالجة أي مشكلات ربما تظهر. وتتمثل أحد العناصر الهامة لخطة إدارة الازمات في وضع خطة تعاقب. يتعين عليك تحديد الخطوات اللازمة بشكل واضح لاتباعها إذا أصبحت غير قادر بشكل مفاجئ على تنفيذ الواجبات المُكلَّف بها. قد تشمل هذه الخطة بيع الشركة، أو نقل ملكيتها إلى أفراد الأسرة أو موظفين بارزين.والأمر الأهم هو أنك تضع خطة ل إدارة الازمات عندما يسير كل شيء بسلاسة ويستطيع جميع الأفراد المشاركين التفكير بشكل صحيح. من خلال التخطيط المسبق، سيتوفر لدى جميع الأطراف الوقت للتفكير بشكل جدي بشأن الأفكار المثالية لإدارة الأنواع المختلفة من الأزمات.
عندما تضع خطة ل إدارة الازمات ، اطلب النصيحة من الخبراء الذين يشملون الفرق القيادية، والموظفين، والعملاء، وخبراء الاتصالات، وعملاء الاستثمار في البنوك، ومخططي الخروج، والمحامين والمديرين الماليين. يمكن لكل فرد من هؤلاء الأفراد تزويدك بأفكار قيِّمة يمكن أن تكون هامة إذا حدثت أزمة لشركتك.
ونحن هنا في دعائم التقنية نسعى دائما ان نقدم لكم المساعدة ونتمنى ان تبقى شركاتكم في امان عن اي ازمة او مشكلة.
نقدم لكم مجموعة من البرامج التي سوف تساعك في الحفاظعلى سير العمل داخل المؤسسة ومعرفة اذا ما كانت شركتك تواجه ازمة او اختراقا ما،
المصادر:
