CRM

سبع نصائح لإدارة الأصول التقنية IT Asset management بطريقة فعّالة

سبع نصائح لإدارة الأصول التقنية IT Asset management بطريقة فعّالة

لا تقتصر مهامّ فريق الدعم الفنى IT Support على التعامل مع تكنولوجيا المعلومات وخدمات العمل Business services، بل تستخدم فى ادارة الأصول التقنية (IT Asset Management) والتى تعد اساس بناء المنظومة التقنية فى المؤسسة.  العديد من المؤسسات لا يوجد لديهم فكرة عن كيفية ادارة اصول التقنية (IT Asset Management) بطريقة فعالة او ربما ليس لديهم رؤية محدودة عن الأصول التقنية الفعليه الموجوده بالمؤسسة ( الأصول سواء مادية او افتراضية) على الرغم من أنه يمكن لإدارة الأصول التقنية بطريقة فعّالة أن تنقُص من التكاليف المرتبطة بتقنية المعلومات.

IT Asset Management

تلعب إدارة الأصول التقنية (IT Asset Management) دورا مفصليًّا لمساعدة المؤسّسة في التعرّف على منظومتها التقنية والتحكّم فيها عبر الاحتفاظ ببيانات عن الوضع الحالى  والماضي لجميع الأصول في المؤسسة. تدعم إدارة الأصول التقنية IT Asset Management – ITAM عمليات إيتيل ITIL الأخرى بتوفير معلومات دقيقة عن الأصول التى يمكن أن تتأثر او تؤثر على اى من البلاغات والمشاكل  او اى تغيير في الادارة.

تساعد إدارة الأصول التقنية ( Asset Management – ITAM ) المؤسّسة على احترام ترخيصات البرامج التي تستخدمها Software license ، الاستعداد جيّدا للتدقيق Audit وتقليل المخاطر الأمنية والقانونية على حد السواء.

اليك بعض النصائح تساعدك في تنفيذ عملية إدارة الأصول التقنية Asset Management – ITAM لتحقيق اكبر قدر من الفوائد.

  1.  جرد الأصول الموجودة في المنظمة او الشركة

بناء قائمة مركزية، تحوي جميع الأجهزة والبرامج المستخدمة. يمكنك استخدام تقنيات فى عمل مسح لكل الأصول IT assets باستخدام تقنية مثل (script–based scan) او (domain–based scan) أو(agent–based scan) أو (distributed asset–based) حسب نظام التشغيل.

فمثلا إن كنت تستخدم Windows فان تقنية (Agent-based scan) ستكون مناسبة أكثر حيث انها تتيح الحصول على خصائص ومعلومات أكثر مثل النوع، اسم المُصنِّع، الحالة، الموقع والتكلفة.

  1. Map your assets ضع مُخطَّطًا للأصول

بجانب إنشاء قاعدة بيانات بالأصول الموجودة في المؤسسة يجب معرفة تفاصيل عن المستخدم والمكوّنات التي يتّصل بها، والخدمات التي ستتأثر في حال تعطّل الأصل.

وبعد جرد الأصول الموجوده فى المؤسسة يتم إنشاء قاعدة بيانات إدارة التهيئة(Configuration Management Database) عن طريق ربط الأصول IT Assets في ما بينها وانشاء مخطَّطًا للعلاقات بين الأصول للحصول على رؤية شاملة للإعدادات التقنية. يمكن – على سبيل المثال – ربطُ خدمة العمل (business service) بكل المكوّنات التى تتصل بها او تعتمد عليها او تؤثر عليها او تستقبل بيانات منها.

  1. اعتن بدورة حياة الأصول

يجب أن تمرّ جميع الأصول بدورة تعبر عن حالتها مثل “التأخير” او “الشراء” او “في قيد الإصلاح” او”قيد مُستخدَم”. تساعد معرفة حالة الأصول بدقة وتؤدى الى استخدام أفضل للموارد. وبالتالى عند انتقال الأصول من حالة لحالة يجب تحديث حالتها وتدوين ذلك كى يساعد فى اتخاذ قرارات مثل قرار الشراء. على سبيل المثال، يمكن لمدير مشتريات اتّخاذ قرار باستئجار أصل جديد لتعويض أصل “قيد الإصلاح”.

  1. التوسع في إدارة الأصول لتشمل عمليات إيتيل (ITIL) الأخرى

لا تعدّ إدارة الأصول التقنية (IT Asset Management) عملية معزولة عن بقية عمليات إيتيل ITIL ، بل يجب أن تُدمَج مع بقية العمليات لمساعدة إدارة الدعم الفني في اتخاذ قرارات مبنية على معلومات تفصيلية. فان ذلك يوفر معلومات تفصيلية خاصة بكل من الاصول فى حالة حل المشاكل

كيف تدعم إدارة الأصول بعضًا من عمليّات إيتيل (ITIL):

  • إدارة البلاغات Incident management:
    توفير معلومات تفصيلية حول الأصول المستخدمة لصاحب البلاغ, كما تتيح التواصل بجهاز الكمبيوتر الخاص بصاحب البلاغ بالتحكم عن بعد لاكتشاف اسباب المشاكل. فى الأصل الذي يستخدمه صاحب البلاغ
  • إدارة المشاكل Problem management:
    تساعد في تحديد الأسباب الكامنة وراء المشاكل التى أدت الى البلاغات وبالتالى يتم حلها جذريا.
  • إدارة التغيير Change management:
    تساعد إدارة الأصول في تنفيذ التغييرات حسب  افضل خطة ممكنة من دون تقصير في العمل وبالتالى يساعد فهم العلاقات بين الأصول في معرفة التأثير الناتج عن التغييرات المُخطَّط لها داخل منظومة تقنية المعلومات في المؤسسة.
  1. ارسال الإشعارات والتنبيهات آليّا

يتشارك العديد من الأطراف في إدارة الأصول التقنية IT assets مثل المستخدم النهائى (والذى يتأثر بتعطل الاصول) ومدير الأصول (المسؤل عن صيانتها وتتبعها. من المهمّ إخطار هذه الأطراف بأى تغييرات في حالة الأصول عبر من خلال اشعارات وتنبيهات تُرسَل آليّا.مما يساعد على تجنب تكرار البلاغات.

مثال: فى حالة توقف سيرفر عن العمل يجب اخطار المستخدم النهائى ومنعه من تسجيل الدخول عليه بابلاغهم عن طريق الدعم الفنى (Help desk) . وبالمثل اخطار مسؤل المشتريات عن الترخيص للبرنامج لاتاحة الوقت اللازم لشراء تراخيص جديدة.

  1. عمل تقارير عن الأصول التقنية ومشاركتها خلال المؤسسة.

عمل تقارير دوريًّة عن الأصول ( asset-related reports ) تساعد صناع القرار في تكوين فكرة سليمة عن المنظومة التقنية للمؤسسة.فمثلا ممكن تساعد فى تحديد المتطلبات بدقة فى الميزانية.

على سبيل المثال – تقارير تعبر عن:
  • الاستخدام غير المسموح به للأجهزة والبرمجيات.
  • الكشف عن العناصر غير المسموح بها في التكوين Configuration.
  • الأصول المتسبّبة في تعطل الخدمة.
  • عدد الترخيصات المستخدمة من الترخيصات المشتراة.
  • التكلفة المتوسّطة للترخيص.
  1. التوسع فى إدارة الأصول لتشمل مجالات أخرى غير المنظومة التقنية IT Asset Management
هل يمكن استخدام ادارة الأصول Asset management لغير الأصول التقنية ؟

من المنطقى ان يتم التوسع ليشمل الأصول الغير التقنية أيضا. مما يسمح للادارات الأخرى ان يكونوا على نفس المستوى فمثلا وحدات التكييف, وحدات التبريد, والأثاث كلها وحدات يجب فهمها ومتابعتها وحالتها ايضا لفهم كيف تنفق المؤسسة مواردها المالية ولمراجعة الميزانية. يمكن للأصول غير التقنية أن تُدمَج في الدعم الفني باستيراد ملف بصيغة csv. أو مسح الباركود Barcodes.

تعدّ النقاط المذكورة أعلاه بدايةً جيّدة لإدراج إدارة الأصول التقنية في مؤسستك؛ الأمر الذي يضمن تحسين أداء إدارة الدعم الفني ورفع الكفاءة فى استخدام برنامج الدعم الفنى Servicedesk plus

المصدر: ManageEngine

دعائم التقنية - أطلب العرض

إذا كنت ترغب في أن يقوم فريق الدعم الفني الخاص بنا في دعائم التقنية بعمل عرض توضيحي عبر الويب لميزات المنتج ، فيرجى ملء النموذج أدناه. سيتم أيضًا الرد على أسئلتك الفنية.

الاسئلة الشائعة

عند الطلب أو التسجيل في موقعنا، قد يُطلب منك إدخال اسمك، عنوان بريدك الإلكتروني، رقم هاتفك، اسم الشركة أو تفاصيل أخرى لمساعدتك في تجربتك

نقوم بجمع المعلومات منك عندما تقوم بطلب شراء، أو الاشتراك في النشرة الإخبارية، أو إدخال معلومات على موقعنا.

قد نستخدم المعلومات التي نجمعها منك عند التسجيل، أو عند إجراء عملية شراء، أو عند الاشتراك في النشرة الإخبارية، أو عند الاستجابة لاستبيان أو رسائل تسويقية، أو عند تصفح الموقع، أو استخدام بعض ميزات الموقع الأخرى، بالطرق التالية:

  • لتخصيص تجربتك ولنتمكن من تقديم نوعية المحتوى وعروض المنتجات التي تهمك بشكل أكبر.
  • لتحسين موقعنا على الويب لخدمتك بشكل أفضل.
  • لإدارة المسابقات والعروض الترويجية والاستبيانات وميزات الموقع الأخرى.
  • لإرسال رسائل بريد إلكتروني دورية بشأن طلبك أو منتجات وخدمات أخرى.
  • للمتابعة بعد التواصل (الدردشة المباشرة، البريد الإلكتروني أو استفسارات الهاتف).
  • يتم فحص موقعنا بشكل منتظم للكشف عن ثغرات الأمان والثغرات المعروفة بهدف جعل زيارتك للموقع أكثر أمانًا قدر الإمكان.
  • نحن نستخدم فحص البرامج الضارة بشكل منتظم.
  • تتم حفظ معلوماتك الشخصية خلف شبكات آمنة ويمكن الوصول إليها فقط من قبل عدد محدود من الأشخاص الذين لديهم صلاحيات الوصول الخاصة إلى هذه الأنظمة، ويتعين عليهم الحفاظ على سرية المعلومات. بالإضافة إلى ذلك، يتم تشفير جميع المعلومات الحساسة/الائتمان التي تقدمها عبر تقنية SSL (طبقة المقابس الآمنة).
  • نقوم بتنفيذ مجموعة متنوعة من تدابير الأمان عندما يقوم المستخدم بإدخال أو إرسال أو الوصول إلى معلوماته للحفاظ على سلامة معلوماتك الشخصية.
  • تتم معالجة جميع المعاملات من خلال مزود بوابة ولا تتم تخزينها أو معالجتها على خوادمنا.

We do not sell, trade, or otherwise transfer to outside parties your Personally Identifiable Information.

 

We do not include or offer third-party products or services on our website.

 

Google’s advertising requirements can be summed up by Google’s Advertising Principles. They are put in place to provide a positive experience for users.

Google, as a third-party vendor, uses cookies to serve ads on our site. Google’s use of the DART cookie enables it to serve ads to our users based on previous visits to our site and other sites on the Internet. Users may opt-out of the use of the DART cookie by visiting the Google Ad and Content Network privacy policy.

We have implemented the following:

  • Google Display Network Impression Reporting
  • Demographics and Interests Reporting

We, along with third-party vendors such as Google use first-party cookies (such as the Google Analytics cookies) and third-party cookies (such as the DoubleClick cookie) or other third-party identifiers together to compile data regarding user interactions with ad impressions and other ad service functions as they relate to our website.

Opting out:

Users can set preferences for how Google advertises to you using the Google Ad Settings page. Alternatively, you can opt out by visiting the Network Advertising Initiative Opt-Out page or by using the Google Analytics Opt-Out Browser Add-on.

How does our site handle Do Not Track signals?

We honor Do Not Track signals and Do Not Track, plant cookies, or use advertising when a Do Not Track (DNT) browser mechanism is in place.

Does our site allow third-party behavioral tracking?

It’s also important to note that we do not allow third-party behavioral tracking

COPPA (Children Online Privacy Protection Act)

  • When it comes to the collection of personal information from children under the age of 13 years old, the Children’s Online Privacy Protection Act (COPPA) puts parents in control. The Federal Trade Commission, United States’ consumer protection agency, enforces the COPPA Rule, which spells out what operators of websites and online services must do to protect children’s privacy and safety online.
  • We do not specifically market to children under the age of 13 years old.
  • Do we let third-parties, including ad networks or plug-ins, collect PII from children under 13

The Fair Information Practices Principles form the backbone of privacy law in the United States and the concepts they include have played a significant role in the development of data protection laws around the globe. Understanding the Fair Information Practice Principles and how they should be implemented is critical to comply with the various privacy laws that protect personal information.

In order to be in line with Fair Information Practices we will take the following responsive action, should a data breach occur:

We will notify you via email

  • Within 7 business days

We will notify the users via in-site notification

  • Within 7 business days

We also agree to the Individual Redress Principle which requires that individuals have the right to legally pursue enforceable rights against data collectors and processors who fail to adhere to the law.

This principle requires not only that individuals have enforceable rights against data users, but also that individuals have recourse to courts or government agencies to investigate and/or prosecute non-compliance by data processors.

The CAN-SPAM Act is a law that sets the rules for commercial email, establishes requirements for commercial messages, gives recipients the right to have emails stopped from being sent to them, and spells out tough penalties for violations.

We collect your email address in order to:

  • Send information, respond to inquiries, and/or other requests or questions
  • Process orders and to send information and updates pertaining to orders.
  • Send you additional information related to your product and/or service
  • Market to our mailing list or continue to send emails to our clients after the original transaction has occurred.

To be in accordance with CAN-SPAM, we agree to the following:

  • Not use false or misleading subjects or email addresses.
  • Identify the message as an advertisement in some reasonable way.
  • Include the physical address of our business or site headquarters.
  • Monitor third-party email marketing services for compliance, if one is used.
  • Honor opt-out/unsubscribe requests quickly.
  • Allow users to unsubscribe by using the link at the bottom of each email.

If at any time you would like to unsubscribe from receiving future emails, you can email us at

  • Follow the instructions at the bottom of each email and we will promptly remove you from ALL correspondence.