CRM

اقوى 5 فرص لتوفير تكاليف إدارة الأصول في قسم تكنولوجيا المعلومات

اقوى 5 فرص لتوفير تكاليف إدارة الأصول في قسم تكنولوجيا المعلومات

تُمثل تكاليف إدارة الأصول تكنولوجيا المعلومات جانبًا مهمًا في إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات. ومع وجود العديد من أصحاب المصالح، والميزانيات الضخمة، والضغط المتواصل من الإدارة للحصول على قيم أكثر، أصبح من الأهمية بمكان تركيز إطار عمل إدارة أصولك على تحقيق أقصى استفادة ممكنة من استثماراتك. في هذا الموضوع ، سنناقش كيف يمكن أن تساعدك التحليلات في توفير التكاليف بجميع مراحل دورة حياة الأصول، وتحديدًا التخطيط، والنشر، والامتثال، والصيانة، والدعم، وسحب الأصول أو التصرف فيها.

تكاليف إدارة الأصول

تخطيط تكاليف إدارة الأصول

إن تخطيط ميزانية تكنولوجيا المعلومات السنوية الخاصة بك من البداية قد يكون نشاطًا صعبًا، ولهذا السبب نوصيك أن تُحلل بموضوعية النفقات السابقة الخاصة بتكنولوجيا المعلومات وتستخدم نتائج التحليلات هذه في التخطيط لميزانيتك.

تخطيط الأصول

يوضح هذا التقرير أن أجهزة الطباعة، وأجهزة الكمبيوتر الخاصة بمحطات العمل، وأجهزة السيرفر، تُمثل النفقات الأبرز الثلاث وتستحوذ أجهزة الطباعة على حصة ميزانية أكبر من تلك الحصة المخصصة لأجهزة كمبيوتر محطات العمل. عادةً لا تستحوذ أجهزة الطباعة على حصة ميزانية أكبر من تلك الميزانية المخصصة لأجهزة كمبيوتر محطات العمل إلا إذا حدث شيء ما مثل ترقية جهاز الطباعة الذي يشمل كامل المؤسسة. على كل حال، يُعد هذا جانبًا بإمكانك التوفير فيه.

واستكمالاً للحديث حول الادخارات الممكنة، تلجأ المؤسسات إلى شراء البرامج مقدمًا، في ظل توقعاتها بزيادة عدد الموظفين في المستقبل. وعندما لا تحدث الزيادة المخطط لها، يتم تخزين العديد من تراخيص البرامج. يساعدك التقرير أدناه في تحديد وتقليل المشتريات الزائدة عن الحد.

تكاليف إدارة الأصول

ووفقًا لهذا التقرير، ثمة إمكانية لتوفير التكاليف في تراخيص Kaspersky Endpoint Security وMicrosoft Windows 2008 r8.

نشر الأصول

تمر الأصول أثناء فترة شرائها ونشرها، بمرحلة الإعداد قبل أن تكون جاهزة لتسليمها إلى المستخدمين. وتتضمن مرحلة التجهيز هذه فحص الأصول، وتثبيت البرامج، والتكامل مع مكونات الشبكة، وتوفير وصول المستخدم. من الممكن أحيانًا أن يتسبب سوء التخطيط في زيادة الوقت الذي تستغرقه تلك المرحلة، وهو ما يؤدي إلى تخزين الأصول. تُشكل تلك البرامج المعروفة والتي يُطلق عليها “البرامج المخزنة”، استنزافًا لميزانية تكنولوجيا المعلومات وتقلل التدفق النقدي المتوفر واللازم لشراء أصول أخرى ذات أولوية عالية.

يساعدك التقرير أدناه في تحديد تلك الأصول لكي تتمكن من تقليل التكاليف المهدرة.

نشر اصول تكنولوجيا المعلومات

وفقًا لهذا التقرير، يوجد 25 أصلاً في المتجر منذ ما يزيد عن 240 يومًا، و35 أصلاً في المتجر منذ أكثر من عام. يمكن أن يعزي ذلك إلى الشراء الزائد عن الحد للأصول، أو سوء التخطيط في توزيع تلك الأصول على المستخدمين النهائيين. وبناء على تلك المعلومات، يمكنك إعداد جداول عمليات الشراء والنشر الخاصة بك لتقليل الوقت غير اللازم لتخزين الأصول، واختيار عمليات شراء الأصول في حينه فقط لتجنب الشراء الزائد عن الحد، وتقييم عملية توزيعك بصورة شاملة لتقليل فترات التأخر الزمنية للعمليات.

عندما تُحلل فترة صلاحية الأصول، ينبغي أيضًا أن تُحلل الوقت المستغرق في المراحل المختلفة، وتحديدًا في التخزين أو في الاستخدام أو في الإصلاح أو في التخلص. حيث يساعدك ذلك في تقييم كفاء استخدام الأصول.

كفاءة استخدام الاصول

ووفق هذا التقرير، يستغرق استخدام الأصول وقتًا قليلًا، بالمقارنة مع عملية تخزين الأصول أو إصلاحها والتي تستغرق معظم الوقت، وهو ما يشير إلى وجود عيوب خطيرة في ممارسات إدارة الأصول وإطار عمل عملية التوزيع.  .وتتمثل الخطوة التالية في وضع خطة لتعزيز كفاءة استخدام الأصول.ومن ثم تقليل تكاليف إدارة الأصول

امتثال الأصول

هل سبق ورأيت مستخدمين يقومون بتنزيل إصدارات غير مرخصة من Microsoft Excel لأنهم لا يعرفون تطبيق جداول البيانات الافتراضي المتوفر في النظام الذي يشغلونه؟ أو سبق وصادفت مستخدمين سجلوا الاشتراك في أحد التطبيقات السحابية المخصصة التعاونية لأنها تضم مزيدًا من الخيارات؟ إذا كانت إجاباتك بنعم على أيٍّ من تلك الأسئلة، إذاً لا بد أن تكون على دراية بظاهرة Shadow IT، والتي تشير إلى استخدام برامج لم يعتمدها قسم تكنولوجيا المعلومات اعتمادًا صريحًا. إذا تركت دون رادع، فمن الممكن أن تتحمل المؤسسات غرامات معدلة، معروفٌ أنها تصل إلى ستة وسبعة أرقام للتطبيق الواحد. وتتمثل أفضل وسيلة لحمايتك من Shadow IT، في مراجعة البرامج غير المرخصة والمحظورة بشكل دوري، وتوصية المستخدمين بإزالة تلك البرامج من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.

يمكن أن يساعدك التقرير أدناه في متابعة عدد ونوع عمليات تثبيت البرامج غير المرخصة قيد الاستخدام حاليًا، وكذلك الكشف عن هوية المستخدمين الذين قاموا بتثبيت تلك البرامج.

امتثال الأصول

يمكنك أيضًا إنشاء تقرير منفصل لمتابعة استخدام تراخيص البرامج المحظورة التي تُشكل تهديدًا على أمن بيانات المؤسسات أو قوانين الخصوصية لديها.

استخدام تراخيص البرامج المحظورة

يمكن إضافة التقارير الواردة أعلاه في عمليات الفحص الخاصة بالمراجعة الدورية التي تقوم بها واستخدامها لتطبيق سياسات البرامج، حيث أن ذلك يساعد في تعزيز الامتثال للمعايير التنظيمية بمؤسستك ويوفر الأموال على المدى الطويل.

تمكنك تطبيقات التحليل مثل Analytics Plus. من إنشاء تنبيهات تلقائية على أساس حدود معينة حتى تتمكن من الحصول على التنبيهات في الوقت الفعلي عندما يقوم المستخدمون بتثبيت برامج غير معتمدة.

صيانة ودعم الأصول

تزيد التكلفة الحقيقية لأصل تكنولوجيا المعلومات كثيرًا عن تكلفة شرائه؛ وتتضمن تكاليف التشغيل، والصيانة، والدعم أيضًا. تتطلب الأصول غير المطابقة للمعايير أو ذات الجودة السيئة قدرًا كبيرًا من الصيانة وهو ما يؤدي إلى زيادة الميزانية الإجمالية لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بك؛ في بعض الحالات، قد ينتهي بك الأمر إلى سداد مبالغ لصيانة الأصول، أكثر من تلك المبالغ التي سددتها لشرائها. وتتمثل إحدى وسائل متابعة مثل تلك الأصول المثيرة للمشاكل، في التحقيق في الأصول التي لها سجل طويل من الحوادث. يمكن أن يساعد التقرير أدناه.

صيانة ودعم الاصول

يمكنك الاطلاع على الأصول ذات العدد الأكبر من الحوادث المسجلة. يمكنك الآن التخطيط لاستبدال تلك الأصول المثيرة للمشاكل بصورة استراتيجية أو استكشاف البدائل.

ليست المشكلة في تكاليف الصيانة المرتفعة لأصول الأجهزة فحسب، بل إن تطبيقات البرامج التي تستضيفها أجهزة السيرفر السحابية تشغل مساحة القرص بالكامل بشكل أسرع مما هو متوقع، وهو ما يتسبب في حدوث أعطال بالتطبيقات. تتسبب تلك الأعطال في زيادة عبء العمل الإضافي لفنيي الصيانة وتزيد تكاليف صيانة السيرفر. يمكنك تجنب تلك المشكلات وذلك من خلال المتابعة الدورية للمساحة المتوفرة في قرص جهاز السيرفر الخاص بك.

تكاليف صيانة الأصول

وبناء على هذا التقرير، يوجد عدد قليل من أجهزة السيرفر تتوفر به مساحة قرص تقل عن 10 في المائة؛ نحن نحتاج الآن إلى حذف التطبيقات غير المستخدمة لتحرير مساحة القرص في أجهزة السيرفر تلك.

سحب الأصول والتصرف فيها

من منظور المدخرات، تُمثل مرحلة التصرف في الأصول أهميةً لسببين. أولاً، أنت مسؤولٌ عن اتخاذ القرار الدقيق بشأن ما إذا كان أحد الأصول جاهزًا لسحبه والتصرف فيه أم لا. تَصرَّف في تلك الأصول سريعًا حين تفقد قيمتها؛ لا تنتظر طويلاً وإلا ستتكبد تكاليف خدمات بسبب المشكلات المتكررة وفترات التعطل. ثانيًا، أنت تحصل على المعلومات المفيدة لإعداد قائمة مشتريات للسنة التالية.

يُقدم التقرير أدناه ملخصًا لمتوسط عمر الفئات المتنوعة للأصول منذ شرائها.

التصرف في الأصول

ووفق هذا التقرير، يبلغ متوسط العمر الافتراضي المفيد لأجهزة الكمبيوتر الخاصة بمحطات العمل أربع سنوات؛ أجهزة الكمبيوتر المحمولة، ثلاث سنوات، وأجهزة السيرفر، حوالي ست سنوات. وبناء على تلك المعلومة، يمكنك تحديد إطار زمني لسحب الأصول أو التصرف فيها وذلك في جميع الفئات المختلفة للأصول.

ختامًا

في هذا المقال ، قمنا بتغطية عدة طرق تستطيع المؤسسات من خلالها  تقليل تكاليف إدارة الأصول و تحديد وتقليل الأموال المهدرة في الاصول بجميع مراحل دورة إدارة الأصول. إن الاستفادة من تلك الأفكار سيتيح للمؤسسات الفرصة لتقليل الإسراف والتوفير كثيرًا فى  تكاليف إدارة الأصول.

نبذة عن Analytics Plus

ManageEngine‎ Analytics Plus هو أحد حلول تحليلات تكنولوجيا المعلومات التي تعمل بواسطة الذكاء الاصطناعي ويتيح للمؤسسات الكشف عن المعلومات المخفية في بيانات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بهم، وتمكينها من استكشاف المؤسسات وإصلاحها، وتحسين عمليات سير العمل، وتقليل النفقات، وتحسين عملية تقديم الخدمات بصوة شاملة. يتكامل Analytics Plus مع عدة تطبيقات معروفة في مجال تكنولوجيا المعلومات مثل ServiceNow، وServiceDesk Plus، SupportCenter Plus، وPasswordManager Pro، وApplications Manager، والمزيد.

اطلب نسختك التجريبية المجانية من IT Pillars الآن

المصادر:

ManageEngine

دعائم التقنية - أطلب العرض

إذا كنت ترغب في أن يقوم فريق الدعم الفني الخاص بنا في دعائم التقنية بعمل عرض توضيحي عبر الويب لميزات المنتج ، فيرجى ملء النموذج أدناه. سيتم أيضًا الرد على أسئلتك الفنية.

الاسئلة الشائعة

عند الطلب أو التسجيل في موقعنا، قد يُطلب منك إدخال اسمك، عنوان بريدك الإلكتروني، رقم هاتفك، اسم الشركة أو تفاصيل أخرى لمساعدتك في تجربتك

نقوم بجمع المعلومات منك عندما تقوم بطلب شراء، أو الاشتراك في النشرة الإخبارية، أو إدخال معلومات على موقعنا.

قد نستخدم المعلومات التي نجمعها منك عند التسجيل، أو عند إجراء عملية شراء، أو عند الاشتراك في النشرة الإخبارية، أو عند الاستجابة لاستبيان أو رسائل تسويقية، أو عند تصفح الموقع، أو استخدام بعض ميزات الموقع الأخرى، بالطرق التالية:

  • لتخصيص تجربتك ولنتمكن من تقديم نوعية المحتوى وعروض المنتجات التي تهمك بشكل أكبر.
  • لتحسين موقعنا على الويب لخدمتك بشكل أفضل.
  • لإدارة المسابقات والعروض الترويجية والاستبيانات وميزات الموقع الأخرى.
  • لإرسال رسائل بريد إلكتروني دورية بشأن طلبك أو منتجات وخدمات أخرى.
  • للمتابعة بعد التواصل (الدردشة المباشرة، البريد الإلكتروني أو استفسارات الهاتف).
  • يتم فحص موقعنا بشكل منتظم للكشف عن ثغرات الأمان والثغرات المعروفة بهدف جعل زيارتك للموقع أكثر أمانًا قدر الإمكان.
  • نحن نستخدم فحص البرامج الضارة بشكل منتظم.
  • تتم حفظ معلوماتك الشخصية خلف شبكات آمنة ويمكن الوصول إليها فقط من قبل عدد محدود من الأشخاص الذين لديهم صلاحيات الوصول الخاصة إلى هذه الأنظمة، ويتعين عليهم الحفاظ على سرية المعلومات. بالإضافة إلى ذلك، يتم تشفير جميع المعلومات الحساسة/الائتمان التي تقدمها عبر تقنية SSL (طبقة المقابس الآمنة).
  • نقوم بتنفيذ مجموعة متنوعة من تدابير الأمان عندما يقوم المستخدم بإدخال أو إرسال أو الوصول إلى معلوماته للحفاظ على سلامة معلوماتك الشخصية.
  • تتم معالجة جميع المعاملات من خلال مزود بوابة ولا تتم تخزينها أو معالجتها على خوادمنا.

We do not sell, trade, or otherwise transfer to outside parties your Personally Identifiable Information.

 

We do not include or offer third-party products or services on our website.

 

Google’s advertising requirements can be summed up by Google’s Advertising Principles. They are put in place to provide a positive experience for users.

Google, as a third-party vendor, uses cookies to serve ads on our site. Google’s use of the DART cookie enables it to serve ads to our users based on previous visits to our site and other sites on the Internet. Users may opt-out of the use of the DART cookie by visiting the Google Ad and Content Network privacy policy.

We have implemented the following:

  • Google Display Network Impression Reporting
  • Demographics and Interests Reporting

We, along with third-party vendors such as Google use first-party cookies (such as the Google Analytics cookies) and third-party cookies (such as the DoubleClick cookie) or other third-party identifiers together to compile data regarding user interactions with ad impressions and other ad service functions as they relate to our website.

Opting out:

Users can set preferences for how Google advertises to you using the Google Ad Settings page. Alternatively, you can opt out by visiting the Network Advertising Initiative Opt-Out page or by using the Google Analytics Opt-Out Browser Add-on.

How does our site handle Do Not Track signals?

We honor Do Not Track signals and Do Not Track, plant cookies, or use advertising when a Do Not Track (DNT) browser mechanism is in place.

Does our site allow third-party behavioral tracking?

It’s also important to note that we do not allow third-party behavioral tracking

COPPA (Children Online Privacy Protection Act)

  • When it comes to the collection of personal information from children under the age of 13 years old, the Children’s Online Privacy Protection Act (COPPA) puts parents in control. The Federal Trade Commission, United States’ consumer protection agency, enforces the COPPA Rule, which spells out what operators of websites and online services must do to protect children’s privacy and safety online.
  • We do not specifically market to children under the age of 13 years old.
  • Do we let third-parties, including ad networks or plug-ins, collect PII from children under 13

The Fair Information Practices Principles form the backbone of privacy law in the United States and the concepts they include have played a significant role in the development of data protection laws around the globe. Understanding the Fair Information Practice Principles and how they should be implemented is critical to comply with the various privacy laws that protect personal information.

In order to be in line with Fair Information Practices we will take the following responsive action, should a data breach occur:

We will notify you via email

  • Within 7 business days

We will notify the users via in-site notification

  • Within 7 business days

We also agree to the Individual Redress Principle which requires that individuals have the right to legally pursue enforceable rights against data collectors and processors who fail to adhere to the law.

This principle requires not only that individuals have enforceable rights against data users, but also that individuals have recourse to courts or government agencies to investigate and/or prosecute non-compliance by data processors.

The CAN-SPAM Act is a law that sets the rules for commercial email, establishes requirements for commercial messages, gives recipients the right to have emails stopped from being sent to them, and spells out tough penalties for violations.

We collect your email address in order to:

  • Send information, respond to inquiries, and/or other requests or questions
  • Process orders and to send information and updates pertaining to orders.
  • Send you additional information related to your product and/or service
  • Market to our mailing list or continue to send emails to our clients after the original transaction has occurred.

To be in accordance with CAN-SPAM, we agree to the following:

  • Not use false or misleading subjects or email addresses.
  • Identify the message as an advertisement in some reasonable way.
  • Include the physical address of our business or site headquarters.
  • Monitor third-party email marketing services for compliance, if one is used.
  • Honor opt-out/unsubscribe requests quickly.
  • Allow users to unsubscribe by using the link at the bottom of each email.

If at any time you would like to unsubscribe from receiving future emails, you can email us at

  • Follow the instructions at the bottom of each email and we will promptly remove you from ALL correspondence.