CRM

ترشيد النفقات وخفض التكاليف والمصروفات فى قسم تقنية المعلومات

ترشيد النفقات وخفض التكاليف والمصروفات فى قسم تقنية المعلومات

ترشيد النفقات وخفض التكاليف والمصروفات  اصبح من الموضوعات الهامة في ظل التوجه لترشيد المصروفات الحكومية و الخاصة بغرض تقليل تكاليف التشغيل, قسم تقنية المعلومات ليس ببعيد عن هذا التوجه. بل ان قسم تقنية المعلومات يعتبر من الاقسام التى ممكن الاعتماد عليها بشكل كبير ليس فقط فى تقليل حصتها من المصروفات بل ايضا فى المساهمة فى تقليل التكاليف فى مختلف الاقسام الاخرى.

ترشيد النفقات

وفيما يلى توضيح لأربعة نصائح لإدارة أصول تقنية المعلومات بشكل أفضل لكي نستطيع ان  نقلل من المصروفات الغير الضرورية.

اولا: ل خفض التكاليف علينا التأكد من أننا فعلا ندفع مقابل ما نحتاجه فقط من تكاليف

 الكثير من الشركات خصوصا الكبيرة و المتوسطة عند تجديد رخص برمجياتها تقوم بشراء التراخيص بشكل تقديري

 على سبيل المثال اذا كانا لدينا مائة جهاز كمبيوتر و عشرة سيرفرات هل نقوم بشراء :

  • مائة وينذوز للاجهزة المكتبية
  • مائة مايكروسوفت اوفيس
  • مائة ادوبي اكروبات بروفيشنل
  • ومائة رخصة لبرنامج مكافحات الفيروسات
  •  عشرة وينذوز سيرفر انتربرايس مع عدد كبير من الكالز
  • غير البرامج الاخرى مثل برنامج ادارة البريد الالكتروني مايكروسوفت اكسشينج و مايكروسوفت اس كيو ال سيرفر,

 هذه البرامج السابق ذكرها  فقط ستكلف مئات الالف من الريالات هل سئلت نفسك كيف يمكنني تخفيض هذه الفاتورة؟! ولكي تعرف الاجابة يجب  عليك اولا ان تتاكد من أصولك الحاليه من اجهزة و برمجيات اذا كنت ستقوم بجرد اصولك بشكل يدوي فارجو منك ان تتجاوز هذه النقطة و ان تدفع مبلغ الفاتورة لكن ان اردت الحل الصحيح و الدائم يجب عليك ان تستثمر بعض الاموال في شراء برنامج لأدارة أصول تقنية المعلومات من خلاله تستطيع الحصول على كافة المعلومات في دقائق معدودة وبعدها ستصبح لديك المقدرة على اخد القرار الصحيح الذى سيساعدك وبشكل كبير على خفض التكاليف

ثانيا :ل خفض المصروفات  علينا ان نعرف ماهو البديل الارخص ذو الكفاءة المرتفعة

قد يبدو انه سؤال غير منطقى فى بداية الامر ولكن  , نعم الاستبدال لبعض البرمجيات بنسخ أقل من نفس البرنامج سيوفر عليك الكثير من الاموال

 مثال على ذالك هل بالفعل اننى بحاجة الى مئة ميكروسوفت أوفيس بروفيشنل ذو البرامج الكثيرة التي لا نستخدمها اصلاً, هل كل الموظفين لديك بالفعل بحاجة لنسخة ادوبي ايكروبات بروفيشنل, هل فعلا بحاجة الى عشرة وينذوز سيرفر انتربرايس لجيمع السيرفرات  وهنا نعود الى برنامج أدارة أصول تقنية المعلومات الذي بذونه لن تستطيع الحصول على الصورة الكاملة.

وليس هذا فقط, ستستطيع من خلال برنامج أدارة الاصول معرفة اين حملت هذه البرامج ومن هو المستخدم لهذا البرنامج وهذا يفتح امامنا الباب في التخطيط لعمل بروفايل خاص لكل موظف يحتوي على الاصدار المناسب لاداى عمله على سبيل المثال هناك موظفي الاستقبال الذي ينحصر عمله فقط على برنامج واحد فقط لبرامج الاوفس مثل برنامج الاكسل فنستطيع في هذه الحاله شراء الاكسل فقط لهذه الاجهزة.

ثالثا: لماذا تكاليف و مشتريات الاحبار مرتفعة.

 يشتكي الكثيرون من الاستهلاك الكبير للاحبار, لكن يظلون عاجزون عن ايجاد حل فجميع الموظفون يقولون انهم بحاجة للاحبار للادى اعمالهم, ومن اجل مصلحة العمل يظل الصرف مستمر بذون رقابه و ترشيد و تستمر الفواتير في الوصول.

 ببساطة طالما لا يوجد تحكم في عملية صرف الاحبار ستظل فواتير الاحبار مستمرة تقد تكون قليلة الثمن في كل فاتورة على حدى  و لكن اذا جمعت هذه الفواتير اخر العام ستجد رقم مزعج حقاً, من غير المنطقى ان تعين شخص مسئول عن هذه العملية فنحن نبحث عن تقليل التكاليف و لكن عن طريق برنامج ادارة الطلبات لدعم الفني.

سوف تجد سهولة في معرفة اين تذهب الاحبار وبعدها تستطيع معرفة في ماذا تستخدم و كل كم يتم استبدال الحبر لكل طابعة و من هذه المعلومات ستقدر بكل سهولة  على اتاخد القرار المناسب لخفض هذه المبالغ المدفوعة من خلال ترشيد الاستخدام او استبدال الطابعات ذات الحبر المكلف.

رابعا : ل ترشيد النفقات مثلا  متى علينا شراء جهاز جديد للموظف.

 نعم هناك أجهزة تشترى لكل موظف جديد كمبيوتر تليفون طابعة بغض النظر عن وجود اجهزة مازالت صالحة للاستخدام في المخزن أو في بعض الاقسام التي غادر بعض موظفيها  ان أعادة استخدامها سوف  يوفر الكثير من الاموال و الوقت.

 الحل كذالك في التحكم في أدارة أصول تقنية المعلومات من خلال اتمنة عملية استقبال و توديع الموظفين بستخدام برنامج دعم فني يحتوي على خاصية أدارة طلبات الخدمات الالكترونية وكذالك أدارة المشتريات الخاصة بقسم تقنية المعلومات و أدارة العقود تقنية المعلومات وخصوصا معلومات ضمان الاجهزة و اخيراً وجود خاصية أدارة الاهلاك لأصول تقنية المعلومات في برنامج الدعم الفني,

 ولشرح هذا الخوائص بشكل سريع عند توظيف موظف جديد سنقوم بطلب شراء اجهزة خاصة لهذا الموظف عن طريق برنامج الدعم الفني الذي سيقوم بتسجل وحفظ كافة المعلومات عن الجهاز بشكل الالي وسيقوم نظام الدعم الفني في البداية  احتساب الاهلاك السنوي للجهاز مع حفظ معلومات مدة الضمان وكذالك سنقوم بتعيين ذالك الجهاز باسم الموظف كعهدة, في حال مغادرة هذا الموظف للشركة يجب عليه التنسيق مع قسم الدعم فني من خلال رفع طلب تسليم عهدة في برنامج الدعم الفني و بهذه الطريقة سنستطيع منح هذا الجهاز لموظف اخر طالما الجهاز لايزال صالح للاستخدام والذى سيؤدى بدوره الى ترشيد النفقات بشكل كبير

خامساً: تخفيض استهلاك الطاقة

نعم في ظل الارتفاع الاخير في سعر الطاقة في المملكة هذا الجانب يجب ان يأخد في الحسبان, دول العالم المتقدم انتبهوا لهذه الاموال المهدرة في دفع فواتير كهرباء عاليه لاجهزة تعمل اربعة وعشرون ساعة بسبب ان الموظفين يغادرون مكاتبهم دون اطفاء اجهزتهم, وكذالك يضاف لهذه الفواتير قيمة اهلاك الاجهزة التي لها عمر افتراضي يقاس بساعات فبدل ان يعمل الجهاز اثناء عشر ساعة اصبح يعمل اربعة وعشرون ساعة.

لهذا الاستثمار في برنامج الادارة والتحكم بالاجهزة سيساعد على حل هذا الاشكال, فجميع انظمة التشغيل تحتوي على خيارات التحكم بالطاقة و خيارات مختلفة للاطفاء الاجهزة مع المحافظة على المعلومات مثل وضع النوم و السبات, قد يجهل المستخدمون بامرها وكذالك موظفي الدعم الفني في قسم تقنية المعلومات يجهلون اهميتها.

لهذا نظام الادارة و التحكم بأجهزة الحاسب الالي ستقوم بهذا العمل, فنستطيع من خلاله امر جميع الاجهزة او بعضها بدخول في وضع النوم او السبات او الاطفاء الكامل بعد ساعات العمل اليوميه وبهذا سنكون حافظنا على الطاقة المهدره بسبب هذه الاجهزة.

ربما قد تبدو هذه الاجراءات بسيطة ومنطقية ولكن سوف تتفاجاة بالنتائج التى سوف تحصل عليها عند قيامك بها ان اكثر الافكار عبقرية وتاثير فى تاريخ البشرية لا سيام فى عالم الاعمال هى تلك الافكار التى رغم بساطتها ولكن لها تاثير كبير جدا فى مجريات الامور وبالاخص فى اوقات الازمات.

في النهاية الاستثمار في برامج الدعم الفني و ادارة اصول تقنية المعلومات و نظم أدارة اجهزة الحاسب الالي لم تعد رفاهية بل اصبحت احتياج لتقليل التكاليف و ترشيد الاستهلاك وعلى جميع مسئولي أقسام تقنية المعلومات الاهتمام بعمل خطة لتطبيق هذه الانظمة فلا زال الوقت متاح لأجراء بعض التغييرات التي ستعود بنفع لقسم تقنية المعلومات والشركة.

 مصادر هذه المعلومات

QuickBooks
Wikipedia
IT-Pillars

دعائم التقنية - أطلب العرض

إذا كنت ترغب في أن يقوم فريق الدعم الفني الخاص بنا في دعائم التقنية بعمل عرض توضيحي عبر الويب لميزات المنتج ، فيرجى ملء النموذج أدناه. سيتم أيضًا الرد على أسئلتك الفنية.

الاسئلة الشائعة

عند الطلب أو التسجيل في موقعنا، قد يُطلب منك إدخال اسمك، عنوان بريدك الإلكتروني، رقم هاتفك، اسم الشركة أو تفاصيل أخرى لمساعدتك في تجربتك

نقوم بجمع المعلومات منك عندما تقوم بطلب شراء، أو الاشتراك في النشرة الإخبارية، أو إدخال معلومات على موقعنا.

قد نستخدم المعلومات التي نجمعها منك عند التسجيل، أو عند إجراء عملية شراء، أو عند الاشتراك في النشرة الإخبارية، أو عند الاستجابة لاستبيان أو رسائل تسويقية، أو عند تصفح الموقع، أو استخدام بعض ميزات الموقع الأخرى، بالطرق التالية:

  • لتخصيص تجربتك ولنتمكن من تقديم نوعية المحتوى وعروض المنتجات التي تهمك بشكل أكبر.
  • لتحسين موقعنا على الويب لخدمتك بشكل أفضل.
  • لإدارة المسابقات والعروض الترويجية والاستبيانات وميزات الموقع الأخرى.
  • لإرسال رسائل بريد إلكتروني دورية بشأن طلبك أو منتجات وخدمات أخرى.
  • للمتابعة بعد التواصل (الدردشة المباشرة، البريد الإلكتروني أو استفسارات الهاتف).
  • يتم فحص موقعنا بشكل منتظم للكشف عن ثغرات الأمان والثغرات المعروفة بهدف جعل زيارتك للموقع أكثر أمانًا قدر الإمكان.
  • نحن نستخدم فحص البرامج الضارة بشكل منتظم.
  • تتم حفظ معلوماتك الشخصية خلف شبكات آمنة ويمكن الوصول إليها فقط من قبل عدد محدود من الأشخاص الذين لديهم صلاحيات الوصول الخاصة إلى هذه الأنظمة، ويتعين عليهم الحفاظ على سرية المعلومات. بالإضافة إلى ذلك، يتم تشفير جميع المعلومات الحساسة/الائتمان التي تقدمها عبر تقنية SSL (طبقة المقابس الآمنة).
  • نقوم بتنفيذ مجموعة متنوعة من تدابير الأمان عندما يقوم المستخدم بإدخال أو إرسال أو الوصول إلى معلوماته للحفاظ على سلامة معلوماتك الشخصية.
  • تتم معالجة جميع المعاملات من خلال مزود بوابة ولا تتم تخزينها أو معالجتها على خوادمنا.

We do not sell, trade, or otherwise transfer to outside parties your Personally Identifiable Information.

 

We do not include or offer third-party products or services on our website.

 

Google’s advertising requirements can be summed up by Google’s Advertising Principles. They are put in place to provide a positive experience for users.

Google, as a third-party vendor, uses cookies to serve ads on our site. Google’s use of the DART cookie enables it to serve ads to our users based on previous visits to our site and other sites on the Internet. Users may opt-out of the use of the DART cookie by visiting the Google Ad and Content Network privacy policy.

We have implemented the following:

  • Google Display Network Impression Reporting
  • Demographics and Interests Reporting

We, along with third-party vendors such as Google use first-party cookies (such as the Google Analytics cookies) and third-party cookies (such as the DoubleClick cookie) or other third-party identifiers together to compile data regarding user interactions with ad impressions and other ad service functions as they relate to our website.

Opting out:

Users can set preferences for how Google advertises to you using the Google Ad Settings page. Alternatively, you can opt out by visiting the Network Advertising Initiative Opt-Out page or by using the Google Analytics Opt-Out Browser Add-on.

How does our site handle Do Not Track signals?

We honor Do Not Track signals and Do Not Track, plant cookies, or use advertising when a Do Not Track (DNT) browser mechanism is in place.

Does our site allow third-party behavioral tracking?

It’s also important to note that we do not allow third-party behavioral tracking

COPPA (Children Online Privacy Protection Act)

  • When it comes to the collection of personal information from children under the age of 13 years old, the Children’s Online Privacy Protection Act (COPPA) puts parents in control. The Federal Trade Commission, United States’ consumer protection agency, enforces the COPPA Rule, which spells out what operators of websites and online services must do to protect children’s privacy and safety online.
  • We do not specifically market to children under the age of 13 years old.
  • Do we let third-parties, including ad networks or plug-ins, collect PII from children under 13

The Fair Information Practices Principles form the backbone of privacy law in the United States and the concepts they include have played a significant role in the development of data protection laws around the globe. Understanding the Fair Information Practice Principles and how they should be implemented is critical to comply with the various privacy laws that protect personal information.

In order to be in line with Fair Information Practices we will take the following responsive action, should a data breach occur:

We will notify you via email

  • Within 7 business days

We will notify the users via in-site notification

  • Within 7 business days

We also agree to the Individual Redress Principle which requires that individuals have the right to legally pursue enforceable rights against data collectors and processors who fail to adhere to the law.

This principle requires not only that individuals have enforceable rights against data users, but also that individuals have recourse to courts or government agencies to investigate and/or prosecute non-compliance by data processors.

The CAN-SPAM Act is a law that sets the rules for commercial email, establishes requirements for commercial messages, gives recipients the right to have emails stopped from being sent to them, and spells out tough penalties for violations.

We collect your email address in order to:

  • Send information, respond to inquiries, and/or other requests or questions
  • Process orders and to send information and updates pertaining to orders.
  • Send you additional information related to your product and/or service
  • Market to our mailing list or continue to send emails to our clients after the original transaction has occurred.

To be in accordance with CAN-SPAM, we agree to the following:

  • Not use false or misleading subjects or email addresses.
  • Identify the message as an advertisement in some reasonable way.
  • Include the physical address of our business or site headquarters.
  • Monitor third-party email marketing services for compliance, if one is used.
  • Honor opt-out/unsubscribe requests quickly.
  • Allow users to unsubscribe by using the link at the bottom of each email.

If at any time you would like to unsubscribe from receiving future emails, you can email us at

  • Follow the instructions at the bottom of each email and we will promptly remove you from ALL correspondence.