CRM

كيف تساعد الرقمنة في الشركات الصغيرة على تحسين إدارة العمليات؟

كيف تساعد الرقمنة في الشركات الصغيرة على تحسين إدارة العمليات؟

ساعدت الرقمنة (التحول الرقمي) بنسبة كبيرة في تقليل تكاليف العمليات التجارية بشكل كبير، ولا سيما في عمليات الأوراق الثقيلة، مثل الحسابات مستحقة الدفع وتسجيل كشوف المرتبات تعني الرقمنة تقليل استخدام الأوراق، والعمليات اليدوية، وإدخال البيانات يدويًا، لأنه يسُهل أتمتة البيانات الرقمية ومشاركتها.

تعني الرقمنة ايضا عمليات سير عمل تلقائية، ومعالجة شبه فورية، وتوثيقًا سريعًا.

في الحقيقة، ترغب معظم المؤسسات في استخدام الرقمنة أو بدأت في استخدامها بالفعل، مع تحول نسبة 68% من هذه المؤسسات إلى رقمنة العمليات التشغيلية.

وهذا أمر يسهل قوله أكثر مما يسهل فعله، فالكثيرون يواجهون فجوات وتشمل التكنولوجيا، والبرامج والحلول القديمة، والافتقار إلى التنظيم أو التخطيط الحقيقي حول الرقمنة.

وعلى الرغم من أن التخطيط يشمل وضع الأهداف وتحديد الفرق، كثيرًا ما تكون العراقيل التقنية هي العوامل الأكثر أهمية لتحديد موعد التخطيط وإعداد الميزانية.

الرقمنة في الشركات الصغيرة

ستساعدك قائمة المراجعة التقنية هذه المصممة للشركات الصغيرة في اتخاذ قرار بشأن ما تحتاج إليه قبل التحول إلى عمليات  الرقمنة في الشركات الصغيرة .

مراجعة العمليات وحلها 

يُعد التخطيط التقني هو العنصر الأساسي لأي عملية رقمنة.

ويعني هذا إنشاء مهام إشرافية على أعمالك التجارية والأعمال التقنية، وتحليلها، وتحسينها.

هل تجدي نفعًا؟
هل هي فعَّالة؟

هل يتم استخدامها؟

ما مدى ارتباطها؟

في هذا الكتاب، Vision to Value ، ينصح لويس آبرو، مدير العمليات في  Nmbrs   الشركات بالبحث في العمليات التي يقوموا بها أولاً عند التحول إلى الرقمنة.

يقول آبرو: ” إذا قمت بأتمتة عملية سيئة، فأنت لم تنفذها جيدًا، فقد تم تشغيلها سريعًا للغاية يمكن أن يتسبب التحول سريعًا إلى العمليات التلقائية في حدوث مشكلات لم تتسبب العمليات الورقية في حدوثها مطلقًا، لأنها تحدث بطريقة تلقائية دون تدخل يدوي للتعويض عن  المشكلات“.

وهذا قد يعني تأخيرعملية الرقمنة الخاصة بك في أثناء مراجعتك للعمليات وتحسينها، وتحسين طريقة اتصالها، وتشغيلها.

كما قد يعني ذلك رقمنة بعض العمليات وفي الوقت ذاته تحسين العمليات الأخرى للرقمنة المستقبلية.

يتعين عليك أيضًا مراعاة كيفية إدارة جميع خطوات عملية الرقمنة.

على سبيل المثال، ما البرامج التي ستستخدمها في جميع خطوات إنشاء المستندات الرقمية، وتخزينها، وتحريرها، ونقلها، وتوقيعها، وإنهائها.

هل يمكن لمقدِّم خدمات الطباعة أو خدمات الطباعة المُدارة توفير حل واحد شامل أو الاستعانة بمصادر لكل شيء بشكل منفصل؟

أخيرًا، إلى أي مدى تؤثر الرقمنة في المستخدم النهائي في أثناء الرقمنة؟

ينبغي أن تبسِّط البروتوكولات الخاصة بك عملية الرقمنة لتسهيل عملية التحويل قدر الإمكان، حتى لا تؤثر بشكل كبير في المستخدمين النهائيين.

 تضمين خدمة السحابة (Cloud)

توضح شركة McKinsey & Company بأن نسبة81% من عمليات التحول الرقمية الناجحة تقوم بتضمين خدمة السحابة (Cloud) بطريقة ما.

في الحقيقة لا يمكن لمعظم العمليات تجنب ذلك، والفرص سانحة إذا كانت مؤسستك تستخدم بالفعل بعض التكنولوجيا القائمة على السحابة (Cloud).

تساهم التكنولوجيا القائمة على السحابة في جعل الرقمنة أرخص ثمنًا وأكثر استيعابًا بالنسبة للشركات، لأنه يمكنك تنفيذ حلول جديدة سريعًا وتوسيع نطاقها بحد أدنى من الاستثمارات.

كما توفر الأدوات القائمة على السحابة ميزة الإدارة والمتابعة عن بُعد للشبكات والطباعة، وأجهزة السيرفر، والأدوات، وتوفر فرصًا أفضل لربط العمليات معًا، والتأكد من وصول جميع الأشخاص الموجودين في الشبكة إلى الأدوات والعمليات.

يمكن للمؤسسات التي تتطلب مزيدًا من الامتثال أو الأمان التفكير في شبكات خاصة افتراضية مغلقة أو حلول أجهزة سيرفر فعلية قائمة على السحابة المختلطة لتنفيذ هذا الغرض.


تقليل المعوقات
 

ستواجه معظم المؤسسات معوقات كبيرة تمنعها من التحول إلى الرقمنة.

وتتمثل بعض المعوقات الأكثر وضوحًا في أنظمة تكنولوجيا المعلومات القديمة، والشبكات، والميزانية، والأجهزة.

إن تحديد الأماكن التي ستواجه فيها معوقات يُعد أمرًا هامًا لاجتياز مرحلة التحول إلى الرقمنة دون حدوث مشكلات.

على سبيل المثال، تختار معظم المؤسسات إدماج أنظمة تكنولوجيا المعلومات القديمة القائمة.

ربما يكون هذا هو الخيار الأفضل، لكن ربما يكون خطأً على المدى الطويل إذا لم يساهم في مواصلة تنفيذ العمليات الرقمية أو تسهيل تنفيذها.

بينما تقوم مؤسسات أخرى بإجراء تصحيحات برمجية لأنظمة تكنولوجيا المعلومات القديمة من خلال حل قائم على السحابة (Cloud) وتستخدم ذلك في أثناء التحول إلى حل دائم.

وفي بعض الحالات، يمكنك الاستفادة سريعًا من نظام جديد من خلال استخدام مورِّدي الخدمات المُدارة.

تُعد الشبكات من بين المعوقات الأخرى الشائعة، ببساطة لأن شبكتك الحالية قد لا تتمكن من إدارة الطلبات المتزايدة للخدمات الرقمية.

هنا، من المهم مراجعة إمكانات كومة IP لدمج بيانات استخدام الشبكة، ودمج طلبات IP، وحتى إدارة وصول المستخدم.

يتعين عليك تنفيذ مهام إشرافية كاملة لمن يستخدم شبكتك وما يستخدمه، وأين يحدث التأخر، والقدرة على الإدارة عن بُعد لإعادة توجيه بيانات استخدام الشبكة وتقييد بيانات استخدام الشبكة غير الضرورية في أثناء أوقات ذروة الاستخدام.

هنا، ربما تريد استخدام شبكات افتراضية أو ربما تريد توسيع نطاق إمكانات شبكتك الحالية أو ربما تريد تثبيت شبكة جديدة تتكامل مع أجهزة السيرفر لتوفير حل مثالي.

توفير التدريب

إن التكنولوجيا ما هي إلا أحد جوانب الرقمنة.

هناك أيضًا الموظفون الذين يساهمون في الحقيقة في أن تحقق الرقمنة نتائج جيدة.

إن النجاح في تنفيذ الرقمنة يعني تعيين الفرق واختيار الحلول المناسبة للفرق التي تعمل لديك.

في بعض الحالات، ترى المؤسسات أيضًا بأنه من المفيد إجراء عمليات توظيف جديدة لكي تكمل الفرق، وإضافة أشخاص ذوي خبرة في العمل في البيئة الرقمية.

تدريب الفرق للاستفادة من الأدوات الرقمية الجديدة وينبغي أن تكون عمليات سير العمل عناصر ضرورية لعملية الرقمنة، ويعني ذلك تدريب الجميع.

تؤثر الرقمنة في الجميع، وسوف تخلق شعورًا بالخوف وعدم التيقن.

إن توفير التدريب للتأكد من أن قوة العمل القائمة لديك تتوفر لديها المهارات والأدوات للاستمرار في إضافة قيمة في البيئة الجديدة يساهم بدوره في توفير الأمان لهم والعمل على تحسين النتائج.

لن يتأقلم الجميع مع الرقمنة، لكن سيتأقلم المعظم، ويمكنك دائمًا التكملة بعمليات توظيف جديدة بعد توفير التدريب.

تُعد الرقمنة في الكثير من الأحيان الطريقة الأسهل لتحسين تدفق القيم، وبشكل حرفي توفير الإمكانات لتقليل المئات من ساعات العمل اليدوي من العمليات.

تساهم الرقمنة في تقليل تكاليف الأوراق الفعلية، وتسريع العمليات، وفي الكثير من الأحيان تزودك بالأدوات لتقديم خدمة أفضل وأسرع للعملاء.

إن تنفيذ عملية الرقمنة يتطلب عادةً مجموعة من البرامج الجديدة، والأجهزة الجديدة، والعمليات الجديدة، بالإضافة إلى إجراء تقييم وتحسين للعمليات وإطارات العمل القائمة.

إن الاستفادة من مقدِّمي الخدمات الخارجيين من الممكن أن يكون لها دور مؤثر في تحقيق نتائج إيجابية من وراء عملية إعداد الميزانية والمخططات الزمنية، لأن مقدِّمي الخدمات المُدارة يمكنهم وبشكل سريع تركيب الأجهزة، والشبكات، وتحسين ما يتوفر لديك، عادةً مقابل عقد إيجار شهري بسعر ثابت.

إن الرقمنة ليست مناسبة للجميع.

لكن، يمكنها تقليل التكاليف على المدى الطويل للكثيرين، والمساهمة في تنفيذ الأعمال بشكل أسرع، ودعم إمكانات سياسات العمل المرن، وتمكين المؤسسات من الاستفادة من الأتمتة، وعمليات سير الأعمال، والمستندات الرقمية.

يحدونا الأمل في أن تساعدك قائمة المراجعة هذه في تحديد ما إذا كانت مؤسستك مستعدة، أو إذا كان لا يزال يتعين عليك إجراء المراجعات وحل المشكلات القائمة أولاً.

المصادر:
Forbes

دعائم التقنية - أطلب العرض

إذا كنت ترغب في أن يقوم فريق الدعم الفني الخاص بنا في دعائم التقنية بعمل عرض توضيحي عبر الويب لميزات المنتج ، فيرجى ملء النموذج أدناه. سيتم أيضًا الرد على أسئلتك الفنية.

الاسئلة الشائعة

عند الطلب أو التسجيل في موقعنا، قد يُطلب منك إدخال اسمك، عنوان بريدك الإلكتروني، رقم هاتفك، اسم الشركة أو تفاصيل أخرى لمساعدتك في تجربتك

نقوم بجمع المعلومات منك عندما تقوم بطلب شراء، أو الاشتراك في النشرة الإخبارية، أو إدخال معلومات على موقعنا.

قد نستخدم المعلومات التي نجمعها منك عند التسجيل، أو عند إجراء عملية شراء، أو عند الاشتراك في النشرة الإخبارية، أو عند الاستجابة لاستبيان أو رسائل تسويقية، أو عند تصفح الموقع، أو استخدام بعض ميزات الموقع الأخرى، بالطرق التالية:

  • لتخصيص تجربتك ولنتمكن من تقديم نوعية المحتوى وعروض المنتجات التي تهمك بشكل أكبر.
  • لتحسين موقعنا على الويب لخدمتك بشكل أفضل.
  • لإدارة المسابقات والعروض الترويجية والاستبيانات وميزات الموقع الأخرى.
  • لإرسال رسائل بريد إلكتروني دورية بشأن طلبك أو منتجات وخدمات أخرى.
  • للمتابعة بعد التواصل (الدردشة المباشرة، البريد الإلكتروني أو استفسارات الهاتف).
  • يتم فحص موقعنا بشكل منتظم للكشف عن ثغرات الأمان والثغرات المعروفة بهدف جعل زيارتك للموقع أكثر أمانًا قدر الإمكان.
  • نحن نستخدم فحص البرامج الضارة بشكل منتظم.
  • تتم حفظ معلوماتك الشخصية خلف شبكات آمنة ويمكن الوصول إليها فقط من قبل عدد محدود من الأشخاص الذين لديهم صلاحيات الوصول الخاصة إلى هذه الأنظمة، ويتعين عليهم الحفاظ على سرية المعلومات. بالإضافة إلى ذلك، يتم تشفير جميع المعلومات الحساسة/الائتمان التي تقدمها عبر تقنية SSL (طبقة المقابس الآمنة).
  • نقوم بتنفيذ مجموعة متنوعة من تدابير الأمان عندما يقوم المستخدم بإدخال أو إرسال أو الوصول إلى معلوماته للحفاظ على سلامة معلوماتك الشخصية.
  • تتم معالجة جميع المعاملات من خلال مزود بوابة ولا تتم تخزينها أو معالجتها على خوادمنا.

We do not sell, trade, or otherwise transfer to outside parties your Personally Identifiable Information.

 

We do not include or offer third-party products or services on our website.

 

Google’s advertising requirements can be summed up by Google’s Advertising Principles. They are put in place to provide a positive experience for users.

Google, as a third-party vendor, uses cookies to serve ads on our site. Google’s use of the DART cookie enables it to serve ads to our users based on previous visits to our site and other sites on the Internet. Users may opt-out of the use of the DART cookie by visiting the Google Ad and Content Network privacy policy.

We have implemented the following:

  • Google Display Network Impression Reporting
  • Demographics and Interests Reporting

We, along with third-party vendors such as Google use first-party cookies (such as the Google Analytics cookies) and third-party cookies (such as the DoubleClick cookie) or other third-party identifiers together to compile data regarding user interactions with ad impressions and other ad service functions as they relate to our website.

Opting out:

Users can set preferences for how Google advertises to you using the Google Ad Settings page. Alternatively, you can opt out by visiting the Network Advertising Initiative Opt-Out page or by using the Google Analytics Opt-Out Browser Add-on.

How does our site handle Do Not Track signals?

We honor Do Not Track signals and Do Not Track, plant cookies, or use advertising when a Do Not Track (DNT) browser mechanism is in place.

Does our site allow third-party behavioral tracking?

It’s also important to note that we do not allow third-party behavioral tracking

COPPA (Children Online Privacy Protection Act)

  • When it comes to the collection of personal information from children under the age of 13 years old, the Children’s Online Privacy Protection Act (COPPA) puts parents in control. The Federal Trade Commission, United States’ consumer protection agency, enforces the COPPA Rule, which spells out what operators of websites and online services must do to protect children’s privacy and safety online.
  • We do not specifically market to children under the age of 13 years old.
  • Do we let third-parties, including ad networks or plug-ins, collect PII from children under 13

The Fair Information Practices Principles form the backbone of privacy law in the United States and the concepts they include have played a significant role in the development of data protection laws around the globe. Understanding the Fair Information Practice Principles and how they should be implemented is critical to comply with the various privacy laws that protect personal information.

In order to be in line with Fair Information Practices we will take the following responsive action, should a data breach occur:

We will notify you via email

  • Within 7 business days

We will notify the users via in-site notification

  • Within 7 business days

We also agree to the Individual Redress Principle which requires that individuals have the right to legally pursue enforceable rights against data collectors and processors who fail to adhere to the law.

This principle requires not only that individuals have enforceable rights against data users, but also that individuals have recourse to courts or government agencies to investigate and/or prosecute non-compliance by data processors.

The CAN-SPAM Act is a law that sets the rules for commercial email, establishes requirements for commercial messages, gives recipients the right to have emails stopped from being sent to them, and spells out tough penalties for violations.

We collect your email address in order to:

  • Send information, respond to inquiries, and/or other requests or questions
  • Process orders and to send information and updates pertaining to orders.
  • Send you additional information related to your product and/or service
  • Market to our mailing list or continue to send emails to our clients after the original transaction has occurred.

To be in accordance with CAN-SPAM, we agree to the following:

  • Not use false or misleading subjects or email addresses.
  • Identify the message as an advertisement in some reasonable way.
  • Include the physical address of our business or site headquarters.
  • Monitor third-party email marketing services for compliance, if one is used.
  • Honor opt-out/unsubscribe requests quickly.
  • Allow users to unsubscribe by using the link at the bottom of each email.

If at any time you would like to unsubscribe from receiving future emails, you can email us at

  • Follow the instructions at the bottom of each email and we will promptly remove you from ALL correspondence.